El teletrabajose ha convertido en una forma cada vez más utilizada de estar en el mundo laboral sin necesidad de trasladarse a una oficina. Este estilo de trabajo, ampliamente utilizado por profesionales autónomos y por empresas con planes para conciliar la vida personal y profesional, necesita de grandes dosis de motivación, organización y autocontrol para que la productividad no caiga en picado. Además, la tecnología es esencial para poder realizarlo con eficiencia.
La herramienta principal para teletrabajar es un ordenador de escritorio o portátil que incorpore micrófono, una webcam, así como una conexión de banda ancha que funcione de forma estable, ya que todas las comunicaciones se realizarán a través de Internet. En cuanto al software, se puede elegir entre aplicaciones instaladas en el disco duro del usuario, como las tradicionales aplicaciones ofimáticas –Microsoft Office u Open Office-, o bien aplicaciones y servicios on line.
Entre otras ventajas de las plataformas on line figura que los documentos se pueden compartir en tiempo real y permiten la colaboración y cooperación en una misma versión de un documento, lo que aumenta la eficiencia al trabajar. El problema de estas aplicaciones es que es necesario contar con una conexión permanente a Internet para acceder a los documentos.
Herramientas para la comunicación
Las comunicaciones básicas pueden realizarse mediante aplicaciones y servicios comunes para el resto de usuarios, como cuentas de correo gratuitas en servicios comoGmail, Hotmail o Yahoo! Mail, o bien con una cuenta de email bajo un dominio propio y gestionada desde algunas de estas plataformas. Además, aplicaciones como Skype, MSN Messenger, Yahoo! Messenger o Google Talk son imprescindibles para la mensajería instantánea y la ejecución de conferencias de audio y vídeo. Además, en el caso de necesitar realizar llamadas telefónicas, se puede optar por alguno de estos servicios o bien contratar con un proveedor de VoIP.
Herramientas para la ofimática
Los teletrabajadores pueden encontrar diversas ofertas de servicios y aplicaciones ofimáticas on line comoGoogle Docs, integrado dentro de la gama de servicios gratuitos ofrecidos por Google, u Office 365, la plataforma web lanzada por Microsoft con aplicaciones ofimáticas en la nube para profesionales y pequeñas empresas. Este servicio tiene un coste básico de 5,25 euros por usuario y mes. Entre otras opciones, dispone de 25 gigabytes de almacenamiento para correo electrónico, calendario y contactos, funciones para la edición y visualización de documentos en línea y un sistema de conferencias de audio y vídeo, junto con mensajería instantánea.
Herramientas de productividad y gestión de proyectos
Además de disciplina y orden, el teletrabajo requiere una buena dotación tecnológica para ser eficiente
Una de las herramientas web más sencillas es la destinada a crear listas de tareas pendientes o simplemente para compartir una serie de puntos con otros usuarios. Destacan servicios gratuitos como Listigator,Scribbless, Flexlistso, incluso, 43Things, este último orientado a crear pequeñas comunidades alrededor de personas que tienen los mismos intereses en una tarea concreta.
Una recomendación interesante esEvernote, una plataforma web que cuenta con diferentes aplicaciones para ordenadores, smartphones y tabletas. Evernote permite guardar ideas, tareas pendientes, páginas web o documentos para usarse más adelante desde cualquier dispositivo. Dispone de un sistema para clasificar y ordenar toda la información almacenada y permitir así su recuperación de forma sencilla, incluidos textos escritos a mano e imágenes escaneadas.
Las herramientas de comunicación y mensajería instantánea se hacen tan imprescindibles como las que permiten trabajar de forma colaborativa
Para la gestión de proyectos entre una o varias personas, una de las plataformas on line más utilizadas esBaseCamp. Este servicio está orientado a la colaboración en proyectos con un entorno gráfico muy usable y sencillo que cuenta, entre otras características, con un calendario, un archivero de tareas pendientes, espacio para publicar archivos adjuntos, foros de debate y mensajería privada. BaseCamp tiene diferentes planes de precios en función de los recursos utilizados. El plan más básico tiene un coste de 24 dólares al mes e incluye 5 gigabytes de espacio en disco y un máximo de 15 proyectos abiertos en el sistema. También dispone de un plan gratuito limitado a un proyecto, dos foros de debate y 10 megabytes de espacio en disco.
Un servicio de similares características es Teambox. Esta plataforma cuenta con un plan de precios desde una cuenta básica gratuita para la gestión de tres proyectos, hasta un plan profesional con un coste de 99 dólares al mes y capacidad para gestionar 100 proyectos a la vez. Para compartir documentos entre varios usuarios, o bien sincronizar documentos entre varios ordenadores y dispositivos, existen diferentes opciones basadas en plataformas de alojamiento en la nube, como Dropboxo SugarSync.
Herramientas para la emisión de facturas
Al gestionar facturas, diferentes servicios web permiten realizar esta tarea de forma sencilla y con un alto grado de personalización. Además, en algunos casos, estas plataformas implementan la facturación electrónica, lo que permite disponer de este servicio sin necesidad de hacer grandes inversiones tecnológicas. Endevees una plataforma para la gestión de facturas que dispone de diferentes características, como la posibilidad de enviar facturas periódicas de forma automatizada, personalizar las mismas, llevar la gestión de los gastos o crear informes con los balances generales de ingresos y gastos.
Diferentes servicios web permiten gestionar facturas de forma sencilla y con un alto grado de personalización
Esta herramienta se ofrece mediante planes de precios en función de las necesidades y recursos disponibles. La cuenta gratuita permite un máximo de 100 facturas para cinco productos diferentes, mientras que el plan profesional, con un coste de 19 euros al mes, dispone de facturas y productos ilimitados, junto con 5 gigabytes de espacio para el almacenamiento de ficheros adjuntos asociados a las facturas. Otras plataformas parecidas para la gestión de facturas son Factura Directa, FacturaGem,Mi Factura Online, TradeShifo Time Track. Este último está orientado a realizar facturas según el tiempo empleado en realizar cada uno de los trabajos asignados.
En el caso de querer llevar un control de los gastos mediante la recolección de los tiques de compra, Expensify es una herramienta que permite gestionar estos recibos. En su versión para smartphones dispone de una función para utilizar la cámara del dispositivo a modo de escáner para fotografiar los recibos, convertirlos en un archivo de imagen y enviarlos a la nube del servicio para guardarlos.
