El Ministerio de Sanidad y Política Social presentó el pasado mes de julio una guía para que las empresas y los centros de trabajo pongan en marcha protocolos de actuación para prevenir contagios y actuar contra los efectos del virus H1N1. Esta medida se plantea ante la llegada del frío en otoño. Una de las propuestas es que se recurra al teletrabajo, al menos en las tareas que puedan realizarse desde casa: call center, asistencia informática, comerciales o tareas de tipo intelectual. Algunos expertos aseguran que ésta será la forma de trabajo más extendida en el futuro, pero hasta el momento es sólo una posibilidad que ejercen pocos. Las empresas son reacias a este modo de relacionarse con sus trabajadores. En España sólo el 8% de los empleados realiza sus actividades desde casa, frente al 25% de algunos países nórdicos. Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), sólo el 14,7% de las empresas españolas trabaja así. Ahora, forzados por la gripe A, es posible que miles de españoles practiquen el teletrabajo. Para quienes nunca antes lo han hecho, conviene seguir una serie de técnicas útiles para sacar el máximo provecho y evitar posible errores.
Ventajas e inconvenientes
En líneas generales, los profesionales destacan las ventajas del teletrabajo. El tiempo que se ahorra en desplazamientos amplía los ratos disponibles para el ocio, mientras que las empresas disminuyen costes, con oficinas de menores dimensiones o un consumo energético más reducido. Pero el conjunto de la sociedad también sale beneficiado. Además de descender la congestión del tráfico, este modo de trabajar ofrece la posibilidad de repoblar las zonas rurales (las tareas se pueden desempeñar desde cualquier lugar) y facilita la reubicación de personas con problemas de acceso al trabajo, como las mujeres con hijos a su cargo, los jóvenes que buscan su primer empleo y las personas discapacitadas.
Entre los inconvenientes, destaca el aislamiento que provoca el trabajo a distancia y el hecho de que, en determinados casos, puede limitar las posibilidades de ascenso profesional. En las empresas es frecuente que, a la hora de decidir un nombramiento para un cargo, se dé preferencia a las personas que están en la oficina a diario frente a quienes se conoce menos, como es el caso de estos trabajadores.
Primer paso: logística
Una de las cuestiones más importantes en el trabajo a distancia es cómo y dónde se van a realizar las tareas. Aunque sea en la propia casa, el espacio debe estar perfectamente delimitado del resto de las zonas. Es la mejor forma de no mezclar vida personal y profesional, además de poder desconectar cuando finaliza la jornada. Siempre que sea posible, el despacho debe tener unas dimensiones para desenvolverse con comodidad, junto con unas condiciones aceptables de luz e insonorización. Cuando se realicen labores manuales, hay que adoptar medidas de seguridad para evitar posibles accidentes: tener extintores, botiquín, etc.
Si no se marca un horario, resulta difícil cumplir los objetivos
Para desarrollar el teletrabajo de forma eficaz también hay que fijarse en el equipamiento. Además de una silla y una mesa cómodas y ergonómicas, el mínimo imprescindible está compuesto por: ordenador, impresora, línea de teléfono, conexión a Internet y una cuenta de correo electrónico. Si parte del trabajo consiste en realizar visitas a clientes o salidas a la calle, es preciso contar con un teléfono móvil para estar localizable.
Segundo paso: disciplina
Trabajar desde casa es cómodo. Tanto, que para algunas personas resulta imposible ante la dificultad de imponerse un horario. Es esencial marcarse unas horas mínimas y cumplirlas, ya que de lo contrario resulta muy difícil cumplir los objetivos. Pero, además, hay que crear rutinas para evitar el aislamiento: es recomendable mantener contacto con otras personas (clientes, compañeros, jefes…) y reservar momentos para salir a tomar un café o dar un paseo. La jornada laboral puede ser similar a la de cualquier oficina, en especial en el número de horas.
El éxito en el empleo a distancia depende de este aspecto: la hora a la que se termina la jornada laboral. Mantener un horario estricto debe aplicarse tanto a la hora de comenzar como al terminar. No conviene alargar la jornada, salvo excepciones, o se entra en una dinámica que puede perjudicar la vida personal.
La habitación es la oficina. Los expertos recomiendan mantener el orden y no trabajar en bata o en pijama, ya que se favorece un ritmo lento y poco productivo. Tampoco se debe prestar mucha atención a temas personales. Puesto que trabajar desde casa puede confundir a la familia y a los amigos, conviene dejarles claro desde el principio que, mientras se desarrolla la actividad, nadie debe interrumpir.
Es un error, por otro lado, perder el contacto con la empresa. Hay que concienciarse de la importancia, cada vez mayor, del networking en el mundo laboral. Si se corta el hilo de comunicación, se pierden muchas posibilidades de progresar.
Tercer paso: gestionar el tiempo
Una de las principales claves para ser eficiente consiste en gestionar el tiempo de forma adecuada. No es cuestión de trabajar más horas, sino de aprovecharlas mejor. Conviene establecer prioridades. Un trabajo está compuesto por objetivos a largo plazo y, para cumplirlos, hay que realizar actividades a medio y a corto plazo. Primero hay que terminar las tareas cuyo cumplimiento produzcan el mayor beneficio. Para el final, quedará el trabajo cuya demora ocasione menos pérdidas.
Es fundamental diferenciar entre las cuestiones que son importantes y las urgentes. Un trabajo urgente debe hacerse de inmediato, pero eso no significa que sea importante. Para fijar la prioridad de una tarea hay que distinguir entre cuatro categorías:
- Importante y urgente: atender a un cliente, entregar un trabajo en una fecha límite, etc.
- Importante y no urgente: planificar una reunión o una presentación decisiva.
- No importante y urgente: llamadas de teléfono, visitas de última hora, etc.
- No importante y no urgente: navegar por Internet sin ningún motivo, etc.
Según los expertos, primero hay que centrarse en los aspectos importantes por encima de los urgentes. Es una matización fundamental porque hay personas “adictas a las urgencias”. Lo cierto es que cuanta más urgencia se tiene, menor es la importancia de lo que se hace. Una fórmula para hallar la diferencia consiste en preguntarse si la tarea urgente ayuda a conseguir un objetivo importante.
Hay que gestionar el tiempo de forma rentable: no es cuestión de trabajar más horas, sino de aprovecharlas mejor
Stephen Covey, experto en liderazgo, señala que para fijar las prioridades hay que planificar el tiempo desde una visión semanal. En su opinión, la organización diaria provee una vista limitada, mientras que la programación semanal “amplía la foto y permite ver lo que en realidad son las montañas. Las actividades diarias comienzan a tomar dimensiones más adecuadas cuando se visualizan en el contexto de la semana”. Pero el teletrabajador no sólo tiene que hacer una previsión semanal de objetivos y actividades. Para ser eficaz debe, además, llevar un control diario. Cada mañana debe dedicar un tiempo a revisar la agenda del día y a establecer prioridades. Al final de cada jornada, tiene que anotar qué ha hecho y las prioridades del día siguiente.
Los expertos recomiendan destinar una hora al día para no atender llamadas (conectar el contestador automático) o visitas. Aislarse para evitar interrupciones. Es lo que se denomina “la hora tranquila”. Durante este tiempo se hace el trabajo de tres horas normales repletas de interrupciones. El mejor momento es la primera hora de la mañana, cuando es previsible que haya menos interrupciones.
