Si no fuera por las subvenciones, poner una empresa pequeña en Internet saldría bastante caro. Sólo las licencias de sistemas operativos, licencias de servidores y mantenimiento se pueden llevar un buen dinero, especialmente si se emplea software comercial.
Todos los servicios de Google Apps se encuentran en los servidores de Google, donde se almacenan los buzones de correo, documentos e información de los usuarios de la empresa
Google ha visto una oportunidad de ofrecer un servicio completo a las empresas que incluye la gestión del correo electrónico, la página web corporativa, gestión de agendas compartidas, y además, sus aplicaciones online para crear documentos de texto y hojas de cálculo, y la herramienta de Chat y telefonía IP Google Talk. El invento se llama Google Apps.
Todos los servicios de Google Apps se encuentran en los servidores de Google, donde se almacenan los buzones de correo, documentos e información de los usuarios de la empresa. Esto implica que no es necesario comprar un servidor propio, ni pagar por el mantenimiento.
La página web corporativa se puede crear utilizando Google Page Creator, una aplicación web fácil de manejar. Los empleados pueden llevar sus agendas personales conGoogle Calendar, y coordinar las citas con los demás usuarios de la empresa, creando agendas compartidas. Para los documentos de texto y hojas de cálculo se utiliza Google Docs & Spreadsheets, y por último, el correo se gestiona mediante GMail, el correo gratuito de Google.
La página web corporativa se puede crear utilizando Google Page Creator, una aplicación web fácil de manejar
Para utilizar Google Apps hay que contar con un dominio registrado. Así se tendrá todo centralizado en la página web de la empresa, con una dirección como ‘www.miempresa.com’, y los empleados tendrán direcciones de la forma ‘empleado@miempresa.com’. Si no se dispone de dominio, el registro se puede hacer a través de alguno de los socios de Google, como eNom o GoDaddy, que los ofrecen por 10 dólares al año, con protección antispam y configuración automática para Google Apps.
¿Cuánto cuesta todo esto?
El llamado servicio Standard es gratuito, aunque Google dispone del servicio Premier, que cuesta 50 dólares al año por usuario. Antes de decidir si es caro o no, resulta de ayuda comparar estas tarifas con los precios del servidor Exchange de Microsoft, entre 25 dólares y 67 dólares por usuario y año, a lo que habría que sumar un mínimo de 699 dólares por el programa servidor y el precio de las máquinas o el alojamiento.
Aún así, con 20 empleados, la factura de Google Apps se pone en 1.000 dólares al año. Hay que sopesar bien las diferencias entre el servicio gratuito y de pago de Google. Son las siguientes:
| Servicio | Standard | Premier |
|---|---|---|
| Precio | Gratis | 50 dólares /año/cuenta |
| Garantía de fiabilidad del servidor de correo al 99,9% | No | Sí |
| Capacidad de cada cuenta de correo | 2 GB | 10 GB |
| Anuncios en el correo | Sí | No |
| Calendario de recursos en las agendas compartidas | No | Sí |
| Integración con sistemas existentes | No | Sí |
| Asistencia telefónica 24/7 | No | Sí |
| Aplicaciones integradas de otras empresas | No | Sí |
La opción de recursos en las agendas del servicio Premier permite crear un calendario compartido para el uso de salas de reuniones o proyectores, por ejemplo, que aparecerá en las agendas de todos los usuarios.
Los clientes de pago de Google también pueden quitar los anuncios de los mensajes de correo.
En la cuenta Premier la asistencia es permanente y telefónica (en inglés), las cuentas de correo tienen un buzón de 10 Gigabytes y además hay un completo catálogo aplicaciones de integración para conectar Google Apps con otros sistemas ya existentes, como servidores de correo antiguos, automatizar las altas de usuarios y conectar las aplicaciones de Google con bases de datos.
En la página en español de Google Apps, el botón ‘Regístrate ahora’ permite entrar en una versión beta de prueba para empresas. El registro no es inmediato, y prometen ponerse en contacto con el solicitante para comunicarle si ha sido aceptado o no.
La versión Premier se puede probar gratis hasta el 30 de abril de este año, lo que quiere decir que se autoriza el cobro de la cuota a través de la tarjeta de crédito
Sin embargo, si se avanza una página con más información el botón ‘Registrarme’ accede a la versión en inglés, donde es ya posible obtener una cuenta en la versión Premier o Standard, sin esperas.
La versión Premier se puede probar gratis hasta el 30 de abril de este año, lo que quiere decir que se autoriza el cobro de la cuota a través de la tarjeta de crédito, pero sólo se cobrará en esa fecha. Si se desea se puede cancelar antes de que termine el plazo, o pasar a la versión Standard, que es gratuita.
Esto quiere decir que los impacientes pueden probar el sistema ya, aunque la página de administración esté sólo en inglés. Eso sí, todas las otras aplicaciones, desde el correo hasta el procesador de texto, están en español.
