Desplazarse hasta la oficina correspondiente, hacer largas colas antes de obtener información, pasar de ventanilla en ventanilla para conseguir un formulario y, por fin, presentar la documentación requerida para poder tener un certificado. Estas molestias que afectan de manera frecuente al ciudadano pueden empezar a desaparecer. Con la informatización de los Registros Civiles, cada vez más trámites se pueden hacer a través de Internet sin tener que salir de casa. Ahora le ha llegado el turno al certificado de antecedentes penales, al de actos de última voluntad y al contrato de seguros de cobertura de fallecimiento. Se espera que pronto otros expedientes se puedan solicitar también mediante el procedimiento electrónico.
En menos de tres días
Los trámites necesarios para conseguir estos documentos duraban hasta ahora más de una semana y se hacían bien a través del correo ordinario o de manera presencial. Con el nuevo servicio, estos tres certificados se pueden obtener en menos de tres días, si bien la Administración tiene un plazo máximo de 10 para responder. Según informan desde el Ministerio de Justicia, es habitual que el ciudadano pueda tener su documento en el plazo de 24 horas.
Esta reforma se encuadra dentro del plan de adaptación de las nuevas tecnologías a los servicios públicos y ha sido posible por la interconexión y comunicación en tiempo real de los registros de distintos departamentos del Ministerio de Justicia, el de Interior, la Dirección General de la Policía, la Agencia Tributaria o el Registro Civil Central.
Los certificados se pueden obtener incluso en un plazo de 24 horas
El certificado de antecedentes penales, el de actos de última voluntad y el de contrato de seguros de cobertura de fallecimiento son documentos requeridos con frecuencia por los ciudadanos, ya que son imprescindibles para realizar ciertos trámites personales, laborales o de carácter sucesorio. En los tres últimos años, el Ministerio de Justicia ha expedido más de cuatro millones de copias de estos tres documentos.
El certificado de antecedentes penales se requiere para algunas oposiciones, para la obtención de licencias de armas, al solicitar un puesto de trabajo en el extranjero o para pedir la nacionalidad en otro país. Con este documento, se certifica si un ciudadano tiene o no antecedentes penales.
El certificado de actos de última voluntad acredita si una persona ha otorgado testamento y ante qué notario lo ha hecho. Incluso aunque se sepa que el fallecido ha testado, es necesario solicitar el certificado de actos de última voluntad, imprescindible para la realización de cualquier acto sucesorio. Una vez obtenido este documento, los herederos pueden dirigirse al notario ante quien se entregó el último testamento, en el caso de que éste exista.
Hasta ahora, para solicitar el certificado de actos de última voluntad era necesario pedir antes el certificado de defunción, expedido por el Registro Civil de la localidad donde la persona hubiera fallecido y en el que debía constar el nombre de los padres del difunto. Adjuntar el documento original, o una copia compulsada, era imprescindible para obtener el certificado de últimas voluntades.
Con la reforma, el certificado de defunción ya no es necesario, siempre y cuando el fallecimiento se haya registrado después del 2 de abril de 2009. No obstante, si la defunción está inscrita en un juzgado de paz, no se podrá hacer la solicitud por vía telemática y será necesario realizarla de manera presencial o por vía postal. En cualquier caso, tienen que haber pasado 15 días desde el fallecimiento para poder solicitar el certificado de actos de última voluntad, tanto si se pide en las oficinas o a través del correo ordinario, como si se solicita por Internet.
El certificado de contratos de seguro de cobertura de fallecimiento acredita los contratos vigentes en los que figuraba como asegurada la persona fallecida y con qué entidad se habían firmado. Si el nombre del difunto no consta en ningún contrato, también se refleja en el impreso que se emite.
Los documentos sobre los cuales se puede obtener este certificado son los relativos a seguros de vida con cobertura de fallecimiento y seguros de accidentes que cubran la contingencia de la muerte del asegurado, con independencia de que sean pólizas individuales o colectivas.
Los plazos que han de transcurrir entre el fallecimiento y la solicitud son los mismos que en el caso del certificado de últimas voluntades y también es idéntico el requisito de la fecha de la muerte para no tener que adjuntar el certificado de defunción.
Cómo solicitarlos
Para solicitar alguno de los citados certificados hay que acceder a la página web del Ministerio de Justicia. Es necesario disponer de identificación electrónica, ya sea mediante el DNI electrónico o el certificado digital.
En la web, el usuario rellena un formulario y realiza el pago de la tasa correspondiente a través de la pasarela de pagos de la Agencia Tributaria para tasas administrativas. Un gran número de entidades bancarias están adheridas a este sistema.
Una vez abonadas las tasas, el ciudadano se puede descargar un documento con los comprobantes del pago y del registro de la solicitud, que sirven como justificante de la petición y están firmados de forma electrónica por el Ministerio de Justicia. Es importante guardar o imprimir este justificante, ya que en él figura el número de solicitud necesario para descargar el certificado electrónico cuando esté disponible.
Aunque el plazo que tiene la Administración para expedir el certificado es de 10 días, por lo general puede estar disponible en 24 horas desde que se realiza la solicitud. No obstante, es recomendable prever que en algunos casos se necesita un periodo mayor, en general no superior a tres días.
El ciudadano ahorra gastos, esperas y desplazamientos innecesarios
En el formulario de solicitud, el ciudadano puede incluir un correo electrónico a través del cual la Administración le avisará en el momento en que el certificado esté disponible. También cabe la posibilidad de consultarlo en el apartado «Cómo va lo mío», en el que se publica información personalizada sobre el estado del trámite realizado por el ciudadano.
Una vez expedido el impreso, el certificado tiene total validez para utilizarse de forma legal, ya que cuenta con un código seguro de verificación que constata la autenticidad del certificado.
No obstante, cuando los documentos se vayan a utilizar fuera de España tienen que legalizarse. Esto se hace a través de la denominada Apostilla de La Haya, con la que un país firmante del Convenio de La Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento emitido en otro país. El trámite de legalización consiste en colocar sobre el documento público una anotación que certifica la autenticidad de certificado expedido en otro estado.
En el proceso de adaptación de las nuevas tecnologías a los servicios públicos está previsto que pronto el ciudadano pueda solicitar otros certificados a través de la Red y ahorrar así gastos, esperas y desplazamientos innecesarios.
