Tributación de las dietas

Son muchos los trabajadores que, en alguna ocasión, tienen que desplazarse lejos de su ciudad de residencia para poder llevar a cabo sus deberes laborales. Un curso de formación, una reunión en una ciudad próxima, la celebración de un evento, la visita a una fábrica de la empresa… Los motivos que obligan a hacer viajes de trabajo son numerosos y muy variados. Una característica que suelen tener en común todas estas situaciones es que las empresas normalmente compensan a sus profesionales por los gastos que acarrean dichos viajes con una especie de indemnizaciones, más conocidas como “dietas”. En principio, parecería lógico computar estos pagos por parte del empresario a sus trabajadores como una retribución por rendimientos del trabajo, con lo que habría que incluirlos en la Declaración de la Renta. Sin embargo, la ley fiscal vigente en la actualidad (reformada en diciembre de 2006) entiende que como las dietas son cantidades que pretenden compensar una serie de gastos que cubre el trabajador por motivos laborales, no deben tributar. En cualquier caso, la Ley del IRPF establece ciertas condiciones y límites para que las dietas no tributen. Si se exceden, el contribuyente sí que deberá declarar ante la Agencia Tributaria.

En el concepto de dietas de trabajo se incluyen todas aquellas asignaciones que la empresa abona a un empleado para que éste pague los gastos de viaje a los que tenga que hacer frente cuando tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro de trabajo. En las dietas se incluyen, por tanto, gastos de manutención, transporte y alojamiento. Por ejemplo, es muy común que se paguen dietas a relaciones públicas que tienen que viajar por diversas ciudades para organizar eventos de todo tipo, a periodistas enviados especiales o corresponsales afincados en un país distinto al suyo, a militares que realizan misiones especiales fuera de España… En general, son muchos los trabajos que obligan a trasladarse de ciudad o incluso de país por cortos o largos períodos de tiempo para llevarse a cabo. En la mayoría de los casos, las compañías abonan las mencionadas dietas para que los profesionales no paguen de su bolsillo los gastos que acarrea trabajar fuera.

Las dietas más conocidas son las de transporte, comida y alojamiento. Por tanto, se puede concluir que se entiende por dietas las cantidades abonadas a los trabajadores con objeto de compensar los gastos de locomoción, manutención y estancia que le generan determinados desplazamientos realizados en el desempeño de su actividad laboral. Estas cantidades no tienen la consideración de salario, porque no retribuyen el trabajo, sino que su objetivo es indemnizar al empleado por los gastos ocasionados como consecuencia de una orden de desplazamiento. Este es el motivo por el que se eximen de gravamen; al considerarse como indemnizaciones, quedan libres de pasar por Hacienda.

En la actualidad, la legislación fiscal establece que no hay que declarar al fisco las dietas para gastos de transporte que abona la empresa a un empleado para compensar los pagos de locomoción que tenga que afrontar por realizar su trabajo en un lugar distinto del centro laboral. La actual Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas incluye expresamente entre los rendimientos del trabajo las dietas y asignaciones para gastos de viaje, pero exceptúa “los gastos de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan”.

Las dietas no tienen consideración de salario porque no retribuyen el trabajo, sino que compensan los gastos ocasionados por un desplazamiento obligado

En cualquier caso, la ley impone ciertos límites y condiciones que deben cumplir las dietas por transporte, para no tener que pagar impuestos por ellas. En primer lugar, si el desplazamiento se realiza en transporte público, para que la dieta esté exenta de tributar, el empleado deberá justificar ante su empresa el importe del gasto mediante una factura o un documento equivalente. En segundo lugar, están exentas las dietas por transporte que resulten de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento. En todos los casos, el perceptor de la dieta ha de justificar los desplazamientos y gastos. Si las dietas de locomoción exceden estos límites, deberán declararse ante Hacienda. No se exige, a diferencia de los gastos de manutención y estancia, que el desplazamiento se realice a un municipio distinto al del centro de trabajo habitual.

En este capítulo se incluyen las dietas que pagan las empresas en concepto de taxis, kilometraje o aparcamientos. Todas ellas están excluidas de pasar por el fisco, siempre que estén dentro de los límites mencionados. Sin embargo, no están exentas de gravamen las cantidades satisfechas para resarcir al trabajador de los gastos ocasionados por desplazamientos desde su domicilio al centro de trabajo y viceversa.

Al igual que las dietas por transporte, las cantidades que abonan las empresas para compensar gastos de manutención y alojamiento cuando sus empleados trabajan en un lugar fuera de su residencia habitual también están exentas de tributación. En este apartado, se incluyen las dietas para cubrir gastos en restaurantes, hoteles, hostales, paradores o demás establecimientos de hostelería, siempre que se abonen en un municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

También en este caso existen unos límites que los contribuyentes deben tener en cuenta para saber si tienen o no que declarar por las dietas recibidas:

• Cuando el trabajador no tenga que pernoctar en un municipio distinto de su lugar de trabajo y residencia, las asignaciones para gastos de manutención exentas de tributación no deberán superar los 26,67 euros si el desplazamiento se realiza dentro del territorio español, o de 48,08 euros si el viaje tiene como destino algún país extranjero.

• Cuando el trabajador haya pernoctado en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya su residencia, las dietas exentas de tributación deberán estar dentro de los siguientes límites:

  1. Por gastos de manutención, los empleados pueden recibir hasta 53,34 euros diarios si se han desplazado dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si sus viajes corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. Siempre que no se superen estos límites, no habrá que declarar estos pagos en concepto de dietas ante Hacienda.

  2. Además, están exentos los gastos de estancia en los importes que se justifiquen (en este caso no hay límite, pero la empresa deberá requerir una factura o documento acreditativo del gasto. Es decir, los gastos de alojamiento no tienen tope máximo). No tributan cualquiera que sea la cantidad pagada, pero debe justificarse esa cantidad mediante una factura del hotel o establecimiento en el que se pernoctó. En cualquier caso, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

Para que los importes abonados puedan estar exentos, el desplazamiento y permanencia del trabajador en el mismo municipio no puede ser por un período continuado superior a nueve meses. A efectos del cómputo, no se descuenta el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

Las cantidades que excedan las mencionadas, tanto si las perciben funcionarios públicos españoles como empleados de empresas, sí que deberán declararse ante Hacienda, aunque pueda justificarse su gasto. Además, también deben tributar las dietas que perciban los trabajadores que estén desplazados de su puesto de trabajo en alguna ciudad de España distinta a la de su trabajo habitual por un período continuado superior a nueve meses. En todos estos supuestos en los que sí hay que declarar las dietas, deberán computarse en la Declaración de la Renta como rendimientos íntegros de trabajo.

También están exentas de pasar por el fisco las dietas que reciban los trabajadores cuando la empresa les obliga a trasladar su puesto de trabajo a un municipio distinto, lo que implicaría un cambio de domicilio. En este caso, las dietas pueden incluir gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares, y gastos de traslado de su mobiliario y enseres.

Los candidatos a jurado, los jurados titulares y suplentes, y los miembros de las mesas electorales no deben declarar las dietas que perciban por su colaboración

Tampoco deben tributar las dietas que perciben los candidatos a jurado ni los jurados titulares y suplentes, como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, ni los miembros de las mesas electorales. Por ejemplo, todos aquellos contribuyentes que hayan formado parte de una mesa electoral en las últimas elecciones generales del mes de marzo, no deberán declarar los 50 euros que recibieron como dieta por su participación, en su próxima Renta (la correspondiente a 2008, que se presentará en mayo-junio de 2009).

Las dietas que reciban los trabajadores españoles trasladados al extranjero tampoco deben declararse. Esta es una novedad relativamente reciente, ya que en el régimen aplicable hasta 1998, si se permanecía en el extranjero más de 183 días, las dietas no estaban exentas de tributación.