Casi todas las personas tienen tantas cosas que hacer en el trabajo que 24 horas no dan de sí para realizar todas las tareas pendientes. ¡Y así debe ser! Porque ser eficaz no es cuestión de pasar más horas en el puesto de trabajo, sino de aprovechar al máximo aquellas en las que se está dedicado a la labor en cuestión. La productividad puede mejorar si se adoptan hábitos que hacen ser más eficientes, como ser ordenados, tener un calendario establecido o descansar 15 minutos cada hora y media de intenso trabajo y concentración. En este artículo se recuerdan diez de ellos. Al ponerlos en práctica se logrará mejorar en el trabajo y también en el resto de facetas de la vida.
1. Escribir las ideas primero a mano
Siempre que se tenga una idea hay que escribirla a mano. Esto ayuda a asentarla mucho mejor pues el ser humano se concentra en desarrollar lo que va escribiendo, piensa en las letras que plasma. La escritura entrena la creatividad y, además, permite pensar más, tachar, volver sobre lo escrito, reflexionar… Y releer después lo que se ha escrito ayuda a que las ideas evolucionen.
2. Dejar reposar una decisión importante durante 24 horas
Una buena idea es también dejar madurar una decisión importante durante al menos 24 horas. ¡Incluso todo un fin de semana! Si tras ese plazo se sigue pensando lo mismo, no hay tiempo que perder y hay que poner en marcha la idea. Si se espera un poco y se deja que repose la idea, se evitará cometer errores importantes por haber tomado decisiones «en caliente».
3. Liberar el cerebro durante cinco minutos
Tener dos o más pensamientos distintos en la mente lleva al estrés, y casi siempre termina en fracaso. La creatividad y eficacia aparecen cuando se deja espacio para que surja. Por ello, conviene cada día tomarse cinco minutos antes de empezar a trabajar para liberar la mente de todas las ideas que la abruman, según explica la coach Axelle Clement.
4. Ser limpio y ordenado en el trabajo
Para lograr eficiencia laboral es esencial mantener en orden el puesto de trabajo. Todos los expertos en Recursos Humanos coinciden en este punto. No es casualidad que desde pequeños en el colegio se enseñe a ser organizados para poder trabajar mejor. Si la zona de trabajo está desordenada, puede entorpecer el nivel de productividad y se desperdiciará mucho tiempo intentando encontrar cualquier documento o útil que se necesite para llevar a cabo una faena.
5. Tener un programa y horario establecidos
Para rendir más y mejor en el quehacer diario se debe hacer una lista y un horario, resolver antes los asuntos prioritarios y colocar las tareas menos importantes al final de la lista. Se deben tener marcados los plazos de los proyectos y hacer el horario siendo realistas respecto al tiempo que tomará cada labor.
Aunque elaborar las tareas importantes y las urgentes antes de las sencillas es un buen consejo, también hay que tener en cuenta un factor esencial: cuál es el momento del día en que uno es más productivo y eficiente. Así, en la medida de lo posible, habría que programarse para concentrar en esas horas los quehaceres que necesiten más concentración y creatividad. El resto de la jornada se pueden desarrollar los trabajos más rutinarios o sencillos.
6. Un descanso cada hora y media de intenso trabajo
La productividad depende mucho de la concentración. Cuando se llevan más de 90 minutos con un enfoque y concentración al máximo nivel, el cerebro se empieza a dispersar y es necesario un descanso. Así, Alberto Blázquez, desde ABCoach, señala que es muy útil trabajar en cuatro tramos de hora y media, con 15 minutos de descanso. En la hora y media de concentración, no se debería usar el teléfono, Internet, ni responder, a menos de que sea una emergencia.
Si por algún motivo no se está concentrado, lo más efectivo es dejar la tarea, descansar y retomarla después con ánimo. No hay que olvidar que los ratos de descanso ayudan a concentrarse y a trabajar más motivado, permiten que el cuerpo se estire y se evita estar demasiadas horas sentados. ¡Y son excelentes para descansar los ojos y preservar la vista!
7. Seguir la regla de los dos minutos
Aunque se haya programado el calendario al detalle, es también importante tener en cuenta la regla de los dos minutos: si surge una labor que se es capaz de resolver en menos de dos minutos, hay que acometerla de inmediato, pues se tarda más tiempo en añadirla a la agenda, planificarla, etc… La teoría, muy efectiva, es del consultor David Allen, autor del libro ‘Haz que funcione’ (Alienta, 2011).
8. Delegar tareas en otras personas del proyecto
La delegación es una habilidad muy importante para una gestión eficiente. Si se les permite realizar funciones a otras personas de un equipo, se puede dedicar más tiempo a ejecutar tareas más estratégicas.
También es importante detectar qué trabajos requieren habilidades especiales que la persona no tiene o en las que no destaca y delegarlas en quienes sí las tienen dentro del mismo equipo y proyecto. Es una manera segura de aumentar la productividad propia y la de la empresa.
9. Llevar un estilo de vida sano
¡Menos tele y comida rápida, y más ejercicio! Comer bien, hacer deporte y dormir las horas suficientes son aspectos imprescindibles para rendir con efectividad. Hacer deporte mejora el humor en el trabajo y la productividad. Además, dormir entre seis y ocho horas seguidas es básico: el cansancio puede reducir de forma drástica el rendimiento laboral.
10. Mantener un ánimo positivo y menor nivel de autoexigencia
Si se intenta ser siempre perfecto en el trabajo, es posible que se realice con un grado terrible de autoexigencia. No es buena idea, por tanto, ya que, aunque incrementa la eficiencia, si no se permite un fallo o algo de relax, es fácil terminar con demasiado cansancio y estrés.
También hay que intentar mantener una actitud positiva y tener tenacidad y perseverancia para llevar a cabo las tareas encomendadas, además de buscar siempre la parte divertida y útil del trabajo, incluso cuando haya razones para no estar motivados.
