En continuo crecimiento
Vivir sin ordenador ni correo electrónico es casi impensable, estructurar una red de comercio con productos que no tengan códigos de barras, imposible. En este contexto, llama la atención el hecho de que las empresas aún mantengan archivados durante años miles de albaranes y facturas en papel, ya que lo ideal sería suplirlos por ficheros electrónicos que, además de añadir comodidad, ahorrarían espacio y tiempo. Esta “revolución” está a la vuelta de la esquina y, aunque no todos se han decidido, cada vez más pequeños empresarios y autónomos utilizan para llevar sus cuentas la factura electrónica , un medio seguro y eficaz.
Archivar, gestionar, ensobrar y enviar las facturas es un proceso en vías de extinción. De hecho, hace ya tres años la Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores (AECOC) indicaba que en España circulaban cada mes por Internet más de dos millones de e-facturas; la cifra crece un 5% cada 30 días, ya que los recortes de coste por emisión y recepción de facturas alcanzan una media de 1,35 euros por unidad. Pero aunque las cifras parezcan alentadoras, sólo el 0,3% de los tres millones de empresas (incluyendo a autónomos, profesionales y pymes) que hay en nuestro país utiliza sistemas de facturación electrónica, según señala Julián Inza, coordinador del Grupo de Trabajo de Factura Electrónica de la Asociación multisectorial de empresas españolas de electrónica y comunicaciones (ASIMELEC). De dicho porcentaje, prácticamente la mitad opera a través de redes diferentes a Internet, sobre todo de redes EDI (Electronic Data Interchange).
Los recortes de coste por emisión y recepción de facturas alcanzan una media de 1,35 euros por unidad
El crecimiento en el último año, sin embargo, ha sido relevante, debido en parte al apoyo recibido desde la Administración (por ejemplo, para los proveedores de la Administración Pública es obligatoria la factura electrónica). Además, según señala el coordinador de ASIMELEC, cabe destacar el esfuerzo de homogeneización de normativas respecto al tema de la facturación electrónica desarrollado por la Comisión Europea, legislada a través de la Directiva 2006/112. En España, el camino hacia la facturación a través del ordenador está trazado, y la norma más importante al respecto es el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, acompañado de la Orden EHA/962/2007, la Orden PRE/2971/2007 y las leyes de Contratos del Sector Público, y la de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información. Pero, ¿qué es la factura electrónica y cómo puede llevarse a la práctica?
La factura electrónica
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. Consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos, según señalan desde Red.es, empresa encargada de impulsar el desarrollo de la sociedad en Internet. En el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, por su parte, se define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
Hay dos operativas diferentes, la del emisor y la del receptor:
- En la emisión, el aspecto fundamental es el de aplicar la firma electrónica a la factura.
- En la recepción, lo más importante (además de comprobar la firma) es contar con un buen sistema de custodia digital para archivar las facturas electrónicas de forma segura.
Respecto al proceso de puesta en marcha de una factura electrónica, hay detalles -más o menos importantes según la dimensión de la empresa- que determinan que un proyecto de facturación de este tipo pueda ser muy sencillo o complejo. En todo caso, según señala Julián Inza, una buena implementación sería aquélla que lograse la “integración informática con los sistemas de contabilidad de la empresa”, especialmente en los casos en que se utiliza software del tipo ERP (Enterprise Resource Planning).
Se puede resumir el proceso de facturación electrónica del siguiente modo:
El sector privado, pionero
El uso de la factura electrónica en España está aún poco extendido. Por ello, para impulsar el proceso, y como primer paso, se ha empezado por la digitalización de las facturas recibidas en papel mediante los sistemas de Digitalización Certificada, que también emplean los de firma electrónica. En este caso, una vez digitalizadas, es posible destruir los documentos de papel. España ha sido pionera en el desarrollo de la normativa que permite la existencia de estos sistemas y en la regulación de su homologación.
La empresa pública, la privada y el consumidor
A las leyes acompañan las acciones. Las primeras en implantarla son las empresas conocidas como “utilities”, que están empezando a utilizar esta facturación con sus clientes: compañías eléctricas, de gas y agua, además de las operadoras de telecomunicaciones. Su uso está también muy extendido en las grandes superficies, que reciben de forma electrónica las facturas de todos sus proveedores, y en el sector de la automoción, donde cada pieza que se instala en un automóvil se ha facturado de forma electrónica.
Inicialmente, la facturación electrónica se ha adoptado en el sector privado, pero desde la contratación de carácter público ya se reconoce que debe ser una de las líneas de actuación prioritaria. Así, es obligatorio su uso para los proveedores tanto de la Administración europea como de la española, y las comunidades autónomas están obligadas a publicar su propia normativa al efecto en 2008. Además, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio concede ayudas para que las pymes puedan pasarse a este modelo de facturación con costes muy bajos, ya que facilita la adquisición de equipamiento y de certificados electrónicos.
El uso de facturación electrónica es obligatorio para los proveedores de las administraciones europea y española
Por el momento, son las empresas las destinatarias de las ayudas, ya que son las que más se benefician del uso de este tipo de facturación. El consumidor empezará a notar los efectos de la normativa a finales de 2008, ya que la ley obliga a las grandes compañías a ofrecer a sus clientes información “online” de tres años de facturación. Pero el usuario será quien más tarde en percibir las ventajas de este modo de facturar, ya que no existe uniformidad en los sistemas elegidos por cada suministrador, lo que fuerza al usuario a conectarse a cada web para tener acceso a las facturas. Sin embargo, parece probable que cambie el panorama y que aparezcan sistemas unificadores de facturas que permitirán ver todas en un único punto; al menos, esa es la opinión de Inza, quien señala no obstante que “eso es el futuro”. Desde la Federación de Instaladores de Telecomunicaciones (FENITEL) se ha desarrollado, en asociación con ASIMELEC, un sistema de factura electrónica que utilizan los instaladores de telecomunicaciones, por ejemplo al realizar los trabajos necesarios para la extensión de la TDT.
