Gastos de representación

Una cena para captar un cliente, desplazarse por unos días a un congreso profesional o a torneo deportivo para cerrar un trato de la empresa… Son obligaciones de trabajo que, por supuesto, corren por cuenta de la compañía, y sobre cuya facturación nadie duda. Son los conocidos como gastos de representación. Pero algunos de ellos no están definidos con tanta claridad como los anteriores, por lo que conviene que el empleado que deba realizar un gasto con el fin de representar a su empresa o captar clientes conserve todas las facturas, para evitar malos entendidos.

Una cuestión previa que conviene aclarar es la diferencia entre “gastos de representación” y “gastos de viaje”. De hecho, hay muchas personas que suelen confundirlos refiriéndose a unos con el nombre de los otros. Pero hay una clara diferencia entre ambos conceptos desde el punto de vista de la finalidad a la que vaya dirigido el gasto, según señala Helena Díaz Román, directora de Mano a Mano Consultores:

• Gastos de viaje: como su propio nombre indica, son los gastos ocasionados por motivo de un viaje de trabajo ordenado por la empresa con la finalidad de cubrir los gastos de manutención, alojamiento o desplazamientos necesarios.
• Gastos de representación: están destinados a representar a la empresa ante clientes o proveedores. Hacen referencia a las relaciones públicas, generalmente llevadas a cabo por los trabajadores, administradores, directivos o altos cargos de la compañía, con intención de recibir un beneficio comercial o empresarial futuro. El objetivo fundamental es mejorar la imagen de la empresa y de los profesionales que en ella trabajan.

Sin embargo, es cierto que en ambos casos se pueden incluir los gastos de comidas, los hoteles o los desplazamientos, motivo por el cual existe tanta confusión. Para Helena Díaz, la diferencia es clara: “No es lo mismo cuando el empleado va a un restaurante a comer porque se ha desplazado para realizar un trabajo fuera de su comunidad autónoma, que cuando invita a comer a unos posibles clientes con la finalidad de captarles”. Entonces, ¿qué gastos se consideran de representación?

Parece claro que se incluyen las comidas, los desplazamientos o el alojamiento siempre que se destinen a mejorar la imagen de la empresa y la atención hacia el cliente. Pero hay muchos más. En sentido amplio, el gasto de representación es todo aquel que deriva del desarrollo de la actividad profesional y que afecta a la misma, “y aquí podemos incluir desde un vehículo de empresa, el café de media mañana al que se invita a un cliente o el parquímetro de una visita comercial”, tal y como indica el consultor de Recursos Humanos José Manuel Fra Alonso.

Un gasto de representación es el que cumple condiciones de naturaleza y finalidad que se deben probar en caso de inspección tributaria

El concepto de gastos de representación es amplio, y deja lugar a diversas interpretaciones. Si bien su consideración como gasto deducible para la empresa requiere una interpretación algo más restrictiva, sigue siendo un concepto poco claro. Helena Díaz aclara que, desde el punto de vista de la empresa, se consideran gastos de representación deducibles si cumplen unas condiciones de naturaleza y finalidad que la empresa deberá probar en caso de inspección tributaria. De acuerdo con el artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades, serían gastos deducibles:

• Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
• Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
• Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
• Los gastos que se hallen correlacionados con los ingresos.

Más concretamente, y teniendo en cuenta esta clasificación, puede decirse que los gastos de representación más habituales son:

• Estancias en hoteles para los clientes.
• Invitaciones a comidas con clientes.
• Asistencia a eventos artísticos, deportivos o culturales.
• Entrega a clientes y proveedores de regalos y obsequios de empresa, participaciones de lotería, etc.

Es frecuente considerar como gastos de representación ciertos gastos que en realidad no lo son. Es muy habitual en las empresas -según Díaz- incluir entre los gastos de representación “lo que son en realidad ‘liberalidades’, gastos no necesarios para la obtención de ingresos, cuya finalidad no es la obtención de beneficios empresariales futuros”, como es el caso de los gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa, las entradas a conciertos para amistades, gastos de aparcamiento o de desplazamientos, regalos de importe excesivo… En su opinión, “el concepto de ‘gasto necesario’, incluido en la normativa del impuesto sobre sociedades para determinar la deducibilidad del gasto, es un concepto jurídico indeterminado y ambiguo que, por tanto, permite a cada intérprete darle el sentido que le parece más conveniente”. Y siempre se cuela como gasto algo que no lo es, según afirma a este respecto José Manuel Fra, quien añade, sin embargo, que también es cierto que muchas veces “se pasan por alto algunos gastos sin considerarlos de representación cuando sí lo son”.

¿Son gastos de representación los coches de empresa? ¿Y si tenemos que comprarnos un traje (o cualquier artículo de vestuario) para impresionar a un cliente? Según Helena Díaz, desde el punto de vista del trabajador, en el caso concreto del vehículo de empresa, “se considerará una retribución en especie por el tiempo que pueda estar disponible para su uso particular. Por el tiempo que se utilice para uso comercial o empresarial, se considerará un gasto para la empresa que se podrá deducir a través de las amortizaciones anuales”. En la práctica, cuando el uso es mixto, para fines particulares y de la empresa, hay que deslindar qué parte del uso constituye retribución y qué parte no.

En cuanto a la asignación para el gasto de vestuario, se puede considerar como retribución en especie por su posible uso privado y la dificultad para determinar qué uso se da para fines privados y cuándo para fines comerciales o empresariales. No es extraño, sin embargo, que en la práctica, en muchos casos se contemple como un gasto de representación para la empresa, no incluyéndose como retribución para el trabajador. Un ejemplo claro de vestuario que no constituye retribución para el trabajador es la entrega por parte de la empresa a los empleados del uniforme obligatorio, que no tiene como destino la utilización por ellos para sus fines particulares, sino que responde a una utilización exigida por la propia compañía para sus fines empresariales.

¿Cuál es la mecánica más habitual para gestionar y abonar este tipo de gastos al empleado? Aquellos pagos que pueden abonarse con anterioridad (billetes de avión, reservas de hotel…) normalmente se sufragan por adelantado. Otra fórmula habitual, según los expertos, consiste en que la empresa adelanta al trabajador un importe aproximado, en muchas ocasiones, “tirando a la baja”. Una vez que el trabajador ha realizado el gasto (un viaje, una comida con un cliente, un regalo…) éste debe justificar con facturas el importe exacto de todos los gastos ocasionados y, finalmente, se liquida el saldo resultante a favor del empleado o de la empresa. Normalmente el saldo suele ser a favor del trabajador, ya que como se ha dicho antes el cálculo suele ser a la baja con la finalidad de que sea la empresa la que tenga que pagar, y no el trabajador el que tenga que devolver el dinero.

Obviamente, el método más favorable para el trabajador es el del adelanto o anticipo. De lo contrario, sería el empleado quien llevaría la carga de tener que desembolsar un dinero que no le corresponde pagar a él y que son gastos de la empresa, como asegura Helena Díaz. José Manuel Fra Alonso se refiere a la utilización de las tarjetas para gestionar este tipo de pagos, e indica que es costumbre que aquellos trabajadores que por razón de su trabajo necesitan realizar habitualmente desplazamientos tengan una tarjeta de crédito de titularidad de la empresa con la que realizan los correspondientes pagos. Al igual que con el resto de tarjetas, mensualmente la empresa recibe el resguardo bancario con el detalle de los pagos. Hay, además, tarjetas especializadas para determinados gastos (gasolina, viajes, etc.) u otros medios que se facilitan al trabajador para el abono de determinados gastos como, por ejemplo, cheques o tiques válidos en algunos restaurantes.

Si los gastos son deducibles para la empresa, no hay repercusión fiscal alguna para el trabajador

De cualquier modo, ante la realización de un viaje se hace una previsión de gastos en la que se incluye la cantidad que puede gastarse en este concepto (obviamente es una estimación) y se le entrega al trabajador. En última instancia la persona empleada corre con los gastos de su bolsillo y, al igual que en el caso anterior, debe acreditar todo gasto con tique o factura.

También hay casos de empresas en las que son los propios empleados quienes tienen que abonar de su bolsillo este tipo de gastos. Se trata de casos más excepcionales; son situaciones de empleados que deben hacer estos gastos de forma excepcional. En estos casos, la empresa les puede devolver la cantidad sufragada mediante una transferencia a su favor o la inclusión en nómina. Generalmente se hace transferencia ya que supone la devolución íntegra de la cantidad y además no tiene por qué quedar constancia del gasto.

Un consejo que el trabajador no debe pasar por alto es el de guardar siempre la factura o el ticket de cualquier gasto de este tipo que realice. A veces, un despiste o un olvido debido a la falta de costumbre puede provocar malos entendidos con la empresa. Es mejor que todo gasto esté perfectamente documentado. Los importes justificados no están sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

¿Pero tienen alguna repercusión fiscal para el trabajador estos gastos de representación?

Si el trabajador percibe una remuneración por este concepto, ya sea dineraria o en especie y existe un beneficio particular, se considerarán rendimientos del trabajo, como establece el artículo 16.1 c) del Texto Refundido de la Ley del IRPF. En el caso de que sean gastos de representación deducibles para la empresa y por los que el trabajador no percibe remuneración ni asignación alguna, no hay repercusión fiscal para el trabajador.