Cuando una Organización No Gubernamental (ONG) recibe una subvención de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) debe rendir cuentas. Ha de justificar en qué se gasta el dinero y cómo lo hace. Si desea modificar cualquier aspecto del proyecto con respecto a la propuesta de ejecución original, debe recibir primero la autorización de esta institución, a la que también entregará informes de seguimiento y un informe final técnico y económico cuando concluya su desarrollo.
Una vez que se concede la subvención, si ésta es inferior al importe solicitado, la ONG puede reformular su petición. Si está conforme, basta con que envíe el documento de aceptación y, al recibir el pago, deberá comunicar al departamento de ONGD de la AECID la fecha de recepción de los fondos. Así se especifica en la «Guía de aplicación de las nuevas normas de justificación de proyectos y convenios en ejecución».
Cuando se inicia el proyecto para el que se solicitó la ayuda, las organizaciones deben informar también a esta institución y darle cuenta de cualquier modificación. La AECID debe autorizar, entre otras, las modificaciones sustanciales, de los plazos de ejecución, la utilización de recibos o de Certificaciones de Ejecución de Actividades, las posibles tarifas o la empresa auditora seleccionada. De la misma manera, las entidades están obligadas a presentar en plazo los correspondientes informes de seguimiento, planificaciones anuales e informes de evaluación intermedia.
Al terminar la ejecución del proyecto, hay que cumplir otros requisitos. La ONG debe entregar un informe final técnico y económico, transferir los bienes adquiridos o solicitar a la AECID una autorización para darles otra salida y conservar la documentación justificativa que no sea necesario presentar, por si se reclamara en otro momento. La única información que no tiene la obligación de entregar es la que recoge los gastos que se justifiquen mediante una Certificación de Ejecución de Actividades, los gastos de alojamiento y manutención contemplados en el capítulo de dietas, el kilometraje por la utilización de vehículos propios y el porcentaje de costes indirectos.
Proyecto o convenio
Si se subvenciona un proyecto, la AECID abona el importe en un único pago, mientras que si se firma un convenio, los pagos son anuales, según las anualidades aprobadas, con un máximo de cuatro. Con la primera anualidad, se firma un preconvenio y no es hasta la segunda anualidad cuando se rubrica el convenio definitivo. En cada periodo se debe entregar una documentación determinada, como son la planificación anual del período siguiente, el informe de seguimiento técnico anual y el cumplimiento de los ritmos planificados.
Se debe entregar la planificación anual del período siguiente, el informe de seguimiento técnico anual y el cumplimiento de los ritmos planificados
Es obligación de la ONG comunicar siempre por escrito a la AECID, «en el plazo máximo de un mes», la fecha de recepción de los fondos ya que, si esta institución desconoce ese dato, «considerará como fecha de recepción la de la orden de pago y, a partir de ésta, se computarán los intereses de demora», explica.
Otro requisito imprescindible es la apertura o disposición de una única cuenta bancaria para realizar todas las transferencias por parte de la AECID. Esta cuenta debe dedicarse en exclusiva al proyecto o convenio, por lo que en su denominación «debe quedar claramente identificado» el mismo. Se puede abrir en el exterior sin necesidad de solicitar autorización de la Agencia.
Puesto que los importes ingresados generan unos intereses y otros rendimientos financieros, estos se suman a la subvención para sufragar gastos directos durante el plazo de ejecución del proyecto o convenio, salvo que se destinen a la realización de auditorías. Hay que pedir permiso a la AECID para destinarlos a nuevas actividades no previstas o si su utilización «implica una modificación sustancial».
Las normas que se deben seguir cuando se recibe una subvención son estrictas. En los convenios, se entiende que la fecha de inicio de ejecución coincide con la firma del preconvenio, si bien la fecha real de inicio debe comunicarse a la AECID junto con la formulación definitiva y, la ejecución en terreno, puede iniciarse al día siguiente de este procedimiento. No hace falta esperar a que se firme el convenio definitivo, aunque si éste no se firmase, la normativa establece que los gastos de ejecución de ese período no se subvencionarán. Sólo se liquidarán los gastos de la fase de identificación y formulación, entre los que se contempla la parte proporcional de gastos indirectos, con un límite de 60.000 euros. De igual manera, cuando se reintegren el resto de los fondos de la primera anualidad, se aplicarán los correspondientes intereses de demora.
Si el convenio definitivo no se firma, sólo se liquidarán los gastos de la fase de identificación y formulación
Por plazos, el proyecto en terreno debe iniciarse en un máximo de seis meses desde la presentación de la formulación y, si no es posible, también se permite una prórroga máxima de tres meses. De esta forma, la ejecución comenzaría, como mucho, nueve meses después.
En el caso de que se reciba una subvención para un proyecto, éste no puede iniciarse antes de la fecha que se establece en la resolución de la convocatoria ni, como máximo, más de dos meses después de recibir los fondos. Si será así, ha de solicitarse una prórroga, aunque en ningún caso se el plazo inicial de ejecución será superior a 24 meses.
Se concede una prórroga de hasta tres meses sin necesidad de recibir la autorización de la AECID, tan sólo con comunicarlo al departamento de ONGD. Para plazos superiores, si se exige autorización, la prórroga debe solicitarse siempre “antes de que concluya el plazo inicial de ejecución más los tres meses de prórroga que no precisan de autorización”. Sólo en este caso se acepta el retraso en el inicio. En total, el plazo máximo de prórroga asciende a la mitad del plazo inicial de ejecución, más los tres meses que no precisan autorización y las prórrogas autorizadas.
