La planificación permite anticiparse a futuras crisis y disponer de los instrumentos necesarios para afrontarlas. Por este motivo, una gestión adecuada de las organizaciones no gubernamentales (ONG) facilita que éstas sean capaces de lograr los recursos oportunos ante cualquier imprevisto. Éstas son algunas de las ideas que Pablo Navajo recoge en el libro “Planificación estratégica en entidades no lucrativas”, un manual que defiende la previsión en el día a día de las ONG. Licenciado en Psicología, director de formación y medio ambiente de Cruz Roja Española y gerente de la Fundación CREFAT, Navajo asegura que la planificación es, además, “un ejercicio de transparencia”, aunque insiste: “Antes de iniciar este proceso, se debería disponer de toda la información relevante sobre el entorno”.
La principal dificultad es la velocidad con la que se suceden los cambios. Lo que ayer era válido, hoy puede estar desfasado. Es necesario anticipar constantemente los cambios para ofrecer en cada momento los servicios más útiles. Por otro lado, los recursos son escasos y sólo las organizaciones que gestionen de forma óptima serán capaces de lograrlos.
“Un adecuado sistema de planificación permite anticiparse a eventuales crisis y determinar los instrumentos más adecuados para hacerlas frente”
La planificación no resuelve todo, pero permite hacer explícito el sistema de valores y principios. Propone un proyecto común sobre el futuro de las entidades. Ayuda a revisar la misión, la visión y los objetivos, y fomenta un mayor compromiso de todos los miembros con estos elementos claves. También evita que las acciones que se realicen sean dictadas por la presión de las circunstancias o del tiempo y resulten, por lo tanto, precipitadas. Un adecuado sistema de planificación permite anticiparse a eventuales crisis y determinar los instrumentos más adecuados para hacerlas frente. En la medida en que se haya llevado a cabo una reflexión sobre el alcance de cambios en el entorno, aumentará la agilidad en las reacciones de la organización frente a los imprevistos.
Además, esta herramienta ofrece el marco adecuado para las planificaciones operativas de los programas y proyectos. Permite una gestión más rigurosa, basada en normas, presupuestos y programas, y facilita una revisión periódica del funcionamiento organizativo, que debe ser abierto y participativo. Este carácter favorece la capacitación y el compromiso de todos los miembros y mejora la comunicación y la motivación de los recursos humanos. Pero sobre todo, promueve una mayor eficiencia y eficacia, economiza esfuerzos, tiempo y dinero.
Sin duda. Con la planificación no podemos resolver todo. Es necesario adaptar y adecuar la metodología a la cultura y a las características particulares de cada ONG y esto lleva un tiempo previo de análisis y de adaptación. En ocasiones, nos encontramos con que falta información suficiente para tomar buenas decisiones. Antes de iniciar un proceso de planificación se debería disponer de toda la información relevante sobre el entorno, sin embargo, la información suele estar dispersa y desordenada. Gran parte del proceso se basa en previsiones que en su mayoría no son fiables.
Un plan tiene sentido y valor si los datos sobre los que se basa, sin ser ciertos y exactos, tienen un grado suficiente de fiabilidad. Planificar requiere un tipo de capacidades y aptitudes. Exige una visión estratégica de los problemas, frente a la visión operativa de muchas personas que prefieren actuar en lugar de pensar. Las dos limitaciones más argumentadas como excusa para no elaborar un plan son, por un lado, la inversión de tiempo que requiere, y por otro, el coste que acarrea. Hasta que no se logra planificar la propia actividad, no se puede salir del caos. El tiempo dedicado a la planificación se resta del dedicado a la acción. Respecto al coste, no debe invertirse más que el valor de los beneficios esperados. Es necesaria una etapa previa de socialización y sensibilización que ayude a vencer las resistencias personales, los prejuicios y el recelo hacia los cambios.
Primero hay que tener un conocimiento adecuado de la organización para adaptar ciertos instrumentos a sus necesidades y contexto. Después, hay que conocer el entorno y su evolución en el futuro. Un plan estratégico es, al menos, para tres o cuatro años. Nuestras previsiones tienen que abarcar como mínimo ese periodo de tiempo. Por último, la participación de los miembros de la organización es fundamental. Sin participación no podemos tener un buen plan estratégico y, mucho menos, implantarlo.
“Si los valores no están claros, el personal y los colaboradores no los comparten o si ni siguiera han sido planteados, resulta muy fácil caer en contradicciones externas e internas”
Los valores deben ser el alma de la organización, su guía. Todo lo que la entidad hace, dice o piensa, tiene que estar de acuerdo con sus valores. Establecen la relación entre la organización y sus socios, voluntarios, beneficiarios, financiadores, proveedores y la sociedad en general. Las ONG se dirigen por valores. Son el elemento que las diferencia. Si no están claros, si el personal y los colaboradores no los comparten o si, en un caso extremo, ni siguiera han sido planteados, resulta muy fácil caer en contradicciones externas e internas. Los valores son algo esencial del sector no lucrativo y los instrumentos que se utilicen para planificar deben responder a ellos. Ahí surge la necesidad de elaborar un manual de planificación estratégica que atienda las características diferenciales del sector no lucrativo.
“La legitimidad y la confianza del sector dependen de la transparencia”
La transparencia es cuestión de supervivencia para el sector. Necesitamos la confianza de los ciudadanos y sólo podemos lograrla si somos transparentes. No es una moda, sino que la legitimidad y la confianza dependen de la transparencia. El sector es conciente y rinde cuentas a la sociedad sobre el uso de los fondos, las acciones o los sistemas de gestión. Disponer de un plan estratégico que sea conocido por los ciudadanos es un ejercicio de transparencia porque hace públicas las acciones que se van a realizar en los próximos años.
Los órganos externos de control, sin duda, ayudan a lograr la transparencia, pero la autorregulación es necesaria. Cada vez se aprueban más códigos éticos, que marcan normas de comportamiento del sector, como el de la Coordinadora de ONGD. Otro elemento para aumentar la transparencia y la confianza son los sistemas de calidad. El número de entidades que certifican diferentes sistemas como garantía de transparencia de sus procedimientos aumenta cada año.
Desde luego, las buenas intenciones no son suficientes, pero todavía queda camino por recorrer en este sentido. La profesionalización del sector ayuda a la realización de proyectos, tanto sociales como de desarrollo, que tratan de lograr una auténtica transformación social. Ha introducido en el sector no lucrativo unos sistemas de gestión que permiten aumentar la eficacia en el uso de los recursos. Pero todavía existen problemas para saber cuál es el impacto real de las acciones que se desarrollan, para conocer si las acciones transforman la realidad.
Siempre nos tenemos que reciclar y adaptar a los cambios del entorno. La misión y la visión definen para qué existe una organización y como será en el futuro, pero esto se consigue mediante una constante actualización.
Cada vez existen más organismos donde pueden acudir, desde las propias coordinadoras y plataformas (Plataforma de Voluntariado, Plataforma de ONG de Acción Social, Coordinadora de ONGD) a entidades cuya función es asesorar y apoyar al sector (Fundación Chandra, Fundación Luis Vives, etc.). Hoy en día contamos con un número importante de entidades de apoyo y asesoramiento.
“La colaboración entre las entidades no lucrativas es todavía una gran asignatura pendiente”
Por supuesto, ésta es todavía una gran asignatura pendiente. No se colabora lo suficiente ni en la acción ni en las reivindicaciones de los temas que afectan al sector. Las plataformas y coordinadoras han sido un gran avance, pero todavía queda mucho camino por recorrer. Es el gran reto de los próximos años.
Nuestra tradición no es comparable con la de otros países europeos. Esto hace que el sector sea más débil, menos numeroso y diverso. Pero el crecimiento ha sido muy importante en las últimas décadas. Tendremos que esperar para comprobar si este fenómeno se consolida en nuestro país o si es una moda pasajera.
Es fundamental que los ciudadanos se comprometan y participen en la resolución de los problemas sociales. Una sociedad es más madura y desarrollada cuanto más se asocia. Por ello, es imprescindible que los ciudadanos se asocien en entidades no lucrativas, ya sea como voluntarios o con aportaciones económicas. Cuantos más ciudadanos participen de una u otra forma, más fuerte e independiente será el sector en España.
El voluntariado no se basa en la contraprestación económica. Sin embargo, tiene otro tipo de recompensas: contribuir a un modelo diferente de sociedad, adquirir nuevos conocimientos y experiencias, asumir responsabilidades, la satisfacción por el trabajo bien realizado, formación, posibilidad de dirigir un equipo, etc. La clave está en que la organización sepa reconocer qué motiva a cada voluntario para poder facilitárselo y que se sienta cómodo. No es un tema fácil porque, cada vez más, se compite con alternativas para ocupar el tiempo libre, pero es uno de los elementos más importantes.
“La intervención de las ONG ha aumentado con la crisis y esto acarrea una mayor necesidad de recursos económicos y humanos”
La intervención de las ONG ha aumentado con la crisis. Organizaciones como Cruz Roja o Cáritas han hecho públicos estudios que demuestran en qué medida han aumentado sus intervenciones y proyectos. Esto acarrea una mayor necesidad de recursos económicos y humanos. Hoy más que nunca, las organizaciones necesitan un número importante de ciudadanos que colaboren con ellas.
