Uno de los cálculos más vistosos con los que se especulaba en los inicios de la era de Internet, a finales del siglo pasado, era el ahorro en papel que supondría el uso de servicios como el correo electrónico y los documentos basados en archivos digitales. Se hablaba de bosques enteros salvados y de miles de millones de euros que ya no se gastarían en la costosa impresión. Esta predicción, quince años después, se ha hecho realidad solo a medias, y aunque el papel poco a poco se sustituye por bits en libros, periódicos, cartas e impresos, persiste en otros sectores como la emisión de facturas. SERES, una compañía especializada en implementar en empresas y administraciones la facturación electrónica, ha realizado un estudio para analizar si se cumple la disposición final novena de la Ley de Contratos del Sector Público, que obliga al uso de facturas electrónicas para cobrar de las administraciones y cuyo plazo de prórroga expiraba el pasado 30 de octubre. Según Alberto Redondo, su director de marketing, la misma está lejos de cumplirse ya que solo el 40% de las administraciones públicas permiten esta modalidad de facturación.
Es un fichero informático que contiene la información de una factura, pero con la característica especial de estar firmado electrónicamente para cumplir con los requisitos de integridad de contenido y autenticidad de origen. Alrededor de estos principios hay algunos puntos que se deben tener en cuenta, como que el emisor y el receptor garanticen un acceso completo a las facturas -visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión- o que el receptor disponga de un software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado. Muchas empresas piensan que con enviar un correo electrónico simple con un archivo PDF adjunto y sin firmar cumplen con la legalidad, pero según la normativa, eso no puede considerarse como una factura electrónica válida.
La Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, estipula que “el uso de la factura electrónica será obligatorio en todos los contratos del sector público estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilización de la factura electrónica será obligatoria cuando así se establezca de manera expresa en estas Órdenes de extensión”. Por tanto, desde el pasado 30 de octubre, cuando se cumplió la suma de los plazos máximos contemplados por la ley para que las empresas facturaran de manera electrónica con la Administración, estas tienen la obligatoriedad de facturar con las administraciones públicas de manera telemática.
“Desde el pasado 30 de octubre, las empresas tienen la obligatoriedad de facturar con las administraciones públicas de manera telemática”
Contemplamos dos beneficios claros. Por un lado el económico, ya que en 2006 la propia Administración cifró en 15.000 millones de euros el ahorro que podría obtener el Estado cuando la factura electrónica estuviera a pleno rendimiento. Por otro lado, la optimización de los procesos y recursos en la gestión de facturas, ya que aporta una mayor transparencia a los trámites. Además, la facturación electrónica aportará una gran agilidad en la gestión de “cash-flow” -el intercambio de dinero-, al reducir los tiempos de envío frente al proceso tradicional, que puede llegar a una semana. El tiempo de cobro se adelanta y el número de errores manuales desciende. Con ello se tiene un mejor control del “cash-flow” de la compañía, esencial para las pymes. En el caso de España, se emiten más de dos millones de facturas electrónicas, con un incremento intermensual del 5%.
En 2006, la propia Administración cifró en 15.000 millones de euros el ahorro que podría obtener el Estado cuando la factura electrónica estuviera a pleno rendimiento”El ahorro de costes en materia de facturación está presente durante todo el proceso, desde el ahorro del coste de sellos y recepción de correspondencia, hasta la mecanización, sin olvidar el almacenado. Y no solo en su trato con la Administración, sino también en el que tienen con otras empresas. Este proceso puede ascender a los tres euros, mientras que la factura electrónica puede ahorrar hasta dos euros por cada una. Son cifras que en el cierre del año de las empresas pueden suponer importantes sumas de dinero. No puede darse una cifra absoluta respecto a ello, pero sí hemos encontrado que el mayor ahorro radica en el almacenamiento físico de las facturas. Obviamente, las empresas con un mayor volumen de facturación palpan con mayor claridad este ahorro.
“La factura electrónica puede ahorrar hasta dos euros por cada factura respecto a su equivalente en papel”
Pese a que las autoridades competentes han fomentado con leyes y ayudas la difusión de la factura electrónica, ésta no ha conseguido su implementación en los plazos preestablecidos para ello por no disponer de un plan general que marcara las pautas para conseguirlo. Y pese a que los datos de las comunidades autónomas son positivos y mejores de lo esperado, en cuanto a puesta en marcha y a proyectos, a grandes rasgos solo un 40% de las administraciones públicas cuenta con la posibilidad de ejecutar facturación electrónica, un hecho que evidencia que algo ha fallado.
La falta de información y la confusión de la terminología también han contribuido a que algunas administraciones locales estén fuera de la misma, donde solo un 7% de los ayuntamientos están dotados de tecnología para trabajar con ella. También es cierto que otros proyectos que se pusieron en marcha con anterioridad para implantar un entorno propicio para la administración electrónica, como es el caso de la AGE, Administración General del Estado, en el que intervienen nueve ministerios y siete entidades públicas, entre ellas la Agencia Tributaria, han retrasado su puesta a punto. No es fácil poner de acuerdo a tantos actores, pero poco a poco los resultados mejorarán y ello permitirá que se trabaje cada vez más rápido y se consiga la tan esperada plena implementación.
“Solo un 7% de los ayuntamientos están dotados de tecnología para facturar de manera electrónica”Echarle la culpa a la coyuntura económica mundial es la excusa más fácil para explicar cuál ha sido la causa del retraso en la implementación de la factura electrónica. Sin embargo, desde SERES creemos que la falta de planificación de la Administración es la principal causa. No ha sabido aprovechar una oportunidad que podría haber reducido desde este mismo año una cuantiosa cifra en gastos.
Sin duda, el gasto es un factor importante al implementar la tecnología pertinente, por ello hacemos tanto hincapié en la importancia que ha tenido en el retraso de la implantación total la falta de una decisión firme y unificada por parte de la Administración central en este tema, ya que hubiera sido un camino mucho más fácil y fructífero, de haber existido un criterio común. Esto es algo que ha provocado que administraciones regionales y locales hayan tenido que buscar por su cuenta una solución, a veces a base de incluir en ellas a sus proveedores, con el consiguiente aumento de sus presupuestos hasta en un 70%. Ésta era una decisión que no les correspondía tomar a las administraciones locales. Además, el hecho de no haber unificado criterios ha provocado otra consecuencia negativa, ya que los proveedores se han visto obligados a disponer de diferentes canales web de factura electrónica, en función de la administración con la que trataran, lo que ha dificultado su gestión, ha aumentado sus costes y, por tanto, ha retrasado su asimilación.
Hemos observado que muchos ayuntamientos de pequeñas poblaciones no contemplaban a corto plazo la puesta en marcha de un proyecto para implantar la factura electrónica por depender en cuestiones tecnológicas de las administraciones autonómicas. Además, están muchas veces limitadas por su poco personal y por el atraso tecnológico, con lo que no solo necesitarían implantar la factura electrónica, sino todo un sistema informático para poder usarla.
