Gmail se ha convertido en el servicio de correo electrónico con mayor número de usuarios. En octubre superó a Hotmail como el proveedor de servicios de correo más utilizado en el mundo, según datos de ComScore. Esta empresa de medición calcula que durante este periodo la plataforma de Google tuvo 289,8 millones de usuarios únicos, frente a los 286,2 millones de Hotmail y los 281,7 de Yahoo. Este popular servicio tiene diversas opciones para personalizar la cuenta de correo. A continuación se exponen algunos trucos para sacarle todo el partido al correo electrónico de Google.
Crear etiquetas y filtros
Una de las formas más sencillas de optimizar el uso de Gmail es mediante la creación de etiquetas. En la opción de configuración existe una pestaña denominada «etiquetas» desde donde se puede crear y gestionar las existentes. Cada correo recibido se puede añadir a una o varias de estas etiquetas para clasificar y organizar de modo más eficiente los mensajes recibidos.
En la opción de configuración existe una pestaña denominada «etiquetas» donde crearlas
Para catalogar estos correos en etiquetas de forma automática es necesario usar filtros. Estos permiten crear diferentes acciones en función del tipo de mensaje recibido. Una posibilidad es archivar de modo instantáneo en una etiqueta determinada todo el correo electrónico que venga de una dirección o de un dominio. Es una opción muy útil para clasificar los mensajes provenientes de listas de correos o boletines de noticias.
Atajos de teclado
También es recomendable conocer alguno de los atajos de teclado que hay en Gmail. De esta forma se puede ganar tiempo y mejorar en el uso del servicio. Al pulsar «n» o «p» se puede ir al mensaje siguiente o anterior, respectivamente. La tecla «e» se utiliza para archivar un correo. Otros atajos son la tecla «r» para responder un mensaje; «a» para responder a todos y «f» para reenviar un correo a otro destinatario.
Configurar respuestas automáticas
Una preferencia de interés es la posibilidad de crear respuestas automáticas. De esta forma, se pueden contestar correos con mensajes ya escritos a modo de plantilla. Esta posibilidad está disponible a la hora de dar contestación a un correo en el icono de «más opciones», situado en la parte inferior del formulario de respuesta. Es muy útil en el caso de tener que responder de igual manera a una serie de correos a lo largo del tiempo, como cuando se está fuera de la oficina, de vacaciones o en el extranjero.
Algunas aplicaciones interesantes para Gmail
Los usuarios del sistema operativo Mac Os X disponen de Mailplane, una aplicación específica para el uso de Gmail. Este programa, que permite gestionar desde un ordenador diferentes cuentas del correo de Google, ofrece funciones y características que mejoran la experiencia de usuario. Mailplane se puede probar de forma gratuita durante 30 días. Vale 18,95 euros.
Otras extensiones añaden servicios y funciones adicionales a este servicio de Google. Es el caso de ActiveInbox, una extensión disponible para los navegadores Chrome y Firefox y orientada a la conversión del correo electrónico en un gestor de tareas y productividad basado en la metodología GTD.
Algunas extensiones añaden funciones nuevas al correo electrónico de Google
Entre otros usos, ActiveInbox permite crear listados de tareas pendientes y asignar acciones a diferentes proyectos con sus fechas límite o en espera. Para ello, es necesario utilizar en primer lugar las funciones de crear etiquetas y filtros de Gmail. Esta extensión cuenta con una versión gratuita y otra de pago con mayor número de funciones. Cuesta 24,95 dólares al año.
Una aplicación atractiva es Rapportive, una extensión muy útil para presentar en un lateral de los correos recibidos, datos del perfil personal o profesional de la persona que contacta. Estos datos los obtiene de la información pública de esa persona existente en redes sociales como LinkedIn, Twitter o Facebook, entre otras decenas de fuentes. Rapportive está disponible de forma gratuita como extensión para los navegadores Firefox, Safari y Chrome. También es compatible con la aplicación Mailplane.
Boomerang es una extensión para los navegadores Firefox, Chrome y Safari que posibilita mejorar algunas de las funciones de Gmail. Entre otras características, sirve para programar el envío de correos electrónicos, crear recordatorios o añadir eventos al calendario. Cuenta con una versión gratuita, con ciertas opciones limitadas, y dos versiones de pago: 4,99 dólares al mes, para uso personal, y 14,99 dólares, para empresas o profesionales.
