Dropbox es el servicio de alojamiento en la nube más conocido y uno de los más utilizados. Desde su lanzamiento en 2007 sus usuarios tienen acceso a sus documentos, fotos, vídeos y otros tipos de ficheros desde cualquier sitio, puesto que sincroniza copias de los datos entre todos los dispositivos que se conecten al servicio y también deja acceder mediante un navegador web. Además, cuenta con una función especial para hacer copias de seguridad de las imágenes del teléfono y permite compartir con facilidad información con otros usuarios. ¿Cómo se crea una cuenta en Dropbox? ¿Cuáles son sus funciones básicas? ¿Cómo se le puede sacar partido? En este artículo se dan las claves para aprovechar al máximo este práctico servicio.
Primeros pasos con Dropbox
El primer requisito para empezar a usar Dropbox es crear una cuenta de usuario. Para ello es necesario utilizar una dirección de correo electrónico y escoger una contraseña. A partir de ese momento, se podrá acceder al espacio personal en Dropbox iniciando sesión en su página web desde cualquier navegador.
Este espacio se puede organizar en diferentes carpetas, igual que se hace con los ficheros en el ordenador. La cuenta de Dropbox ya incluye algunas carpetas creadas por defecto, pero el usuario puede configurar tantas como quiera y gestionarlas como mejor le convenga.
Dropbox dispone también tanto de clientes de escritorio como aplicaciones para teléfono móvil, lo que significa que el usuario podrá acceder a la información que tenga almacenada en su espacio en cualquier momento y lugar, con independencia del dispositivo o del sistema operativo que utilice. En el caso de usar un cliente de escritorio, además, el sistema funciona como cualquier otra carpeta del disco duro, con la única diferencia de que cualquier fichero que se guarde en ella se sincronizará de forma automática con Dropbox y estará disponible en cualquiera de los demás dispositivos conectados con la cuenta.
Para qué se puede usar Dropbox
Una cuenta de Dropbox tiene múltiples utilidades para usuarios de todos los niveles. Es, además, una herramienta que también se puede emplear en entornos profesionales, gracias a sus planes pensados para empresas. Algunos de los usos que se le pueden dar a Dropbox son:
1. Espacio extra para almacenar documentos, vídeos, imágenes y otros ficheros.
2. Copia de seguridad de los documentos más importantes del ordenador.
3. Copia de seguridad de las fotos del smartphone, gracias a su función especial de «Subidas desde cámara» integrada en la aplicación de móvil.
4. Espacio donde compartir carpetas o documentos específicos con otras personas.
5. Herramienta para crear documentos colaborativos gracias a su utilidad Dropbox Paper.
Cómo añadir más espacio a Dropbox
La cuenta básica de Dropbox tiene 2 GB de espacio y es gratuita. Las cuentas de tipo Pro, de pago, pueden llegar hasta 1 TB de espacio. Y si se necesita más, es preciso cambiar a Dropbox Business, su servicio especial para empresas.
Sin embargo, es posible aumentar el espacio de 2 GB de la cuenta básica de forma gratuita, realizando una serie de operaciones básicas incluidas en un programa especial llamado «Primeros pasos». Realizar la visita guiada de Dropbox, instalar el cliente de escritorio y la app del móvil o compartir una carpeta con alguien van sumando megas gratis al total de espacio disponible en la cuenta básica, ampliando así el espacio de almacenamiento del usuario.
Otro modo de obtener más espacio de manera gratuita para la cuenta básica es recomendando Dropbox a los amigos. Por cada persona que se una al servicio mediante un enlace personalizado, los dos (tanto el que recomienda el servicio como el amigo) obtendrán 500 MB de espacio extra. De esta forma, pueden conseguirse hasta 16 GB de espacio gratis en la cuenta básica.
Un punto relacionado con el tamaño es que los archivos que se suban mediante el navegador web no pueden ser mayores de 20 GB. En cambio, los subidos a través del cliente de escritorio o la app de móvil no tienen límite de tamaño.
Algunos trucos de experto para Dropbox
Este servicio dispone también de algunas funciones avanzadas que permiten sacarle el máximo provecho.
La app de iPhone permite escanear documentos con solo hacerles una foto con la cámara del teléfono, y así poder guardar en Dropbox una copia digitalizada de los documentos en papel. Con los clientes de escritorio, por su parte, se activa la llamada «sincronización selectiva», de forma que solo se sincronice lo que en realidad interese y así se pueda ahorrar espacio en la cuenta de Dropbox.
Otra manera de sacarle más rendimiento a Dropbox es complementándolo con algunas aplicaciones extra, que facilitan el envío de documentos o dejan compartir ficheros con otras personas con más facilidad.
Como opción de seguridad, Dropbox posibilita configurar la verificación en dos pasos, de forma que no se pueda iniciar sesión a menos que se introduzca un código único enviado vía SMS al teléfono del usuario. Además, las apps de móvil también se pueden proteger mediante un código de acceso.
Por último, si se borra un fichero por accidente de la cuenta de Dropbox, no hay que temer: el servicio lo mantendrá durante 30 días más a partir de la fecha de eliminación en su sección especial de «ficheros borrados», desde la que se podrá recuperar sin problemas.
- Sigue en Twitter a la autora del artículo, Elena Santos @chicageek.
