Prueba práctica: tres plataformas de almacenamiento y compartición de documentos

Las plataformas para compartir documentos en Internet se han convertido en una de las opciones más útiles para los usuarios que quieran dar a conocer un contenido presentado dentro de un archivo. Antes del desarrollo de estos servicios on line, la únicas opciones para compartir documentos como presentaciones o archivos PDF pasaban por enviarlos por correo a sus destinatarios o permitir su descarga desde una página web mediante un enlace directo al archivo.

Estas limitaciones también llevaban consigo la imposibilidad de tener un control sobre quién o quiénes habían accedido al archivo, así como tener estadísticas sobre su descarga de forma sencilla. En este sentido, los servicios on line para compartir documentos permiten disponer de varios niveles de privacidad, así como una mejor gestión de los documentos subidos a la Red, además de posibilitar la integración mediante widgets en páginas web de terceros.

Eroski Consumer ha realizado una prueba de uso de tres servicios on line para compartir documentos desde el punto de vista de usuarios domésticos que acceden a este tipo de servicios o que comparten contenidos en diferentes redes sociales y páginas personales. Estas plataformas se han utilizado para averiguar sus ventajas e inconvenientes en el uso cotidiano. Los servicios on line seleccionados son:

• Scribd
• SlideShare
• DocStoc

Estos servicios de alojamiento de documentos se utilizan con diferentes finalidades y por sectores tan dispares como el e-learning, para compartir tutoriales y apuntes on line, quienes quieren publicar sus ponencias en conferencias o usuarios que publican apuntes de diversa temática. Además, cada documento alojado en estas plataformas dispone de un código HTML que le permite insertarse en otras páginas web o bien compartirse de forma privada con otros usuarios.

El sistema para darse de alta en estos servicios es similar en todos los casos, ya que cuentan con dos alternativas posibles: registrarse en la plataforma o acceder mediante una cuenta registrada en la red social Facebook.

Las tres plataformas analizadas en esta prueba de uso disponen tanto de su entorno gráfico como de sus diferentes opciones en inglés. Por tanto, es necesario estar familiarizados con este idioma para utilizarlo. Sin embargo, sus funciones básicas de utilización son sencillas y muy visuales. Entre las más intuitivas figuran las herramientas para subir archivos a la plataforma, la catalogación del documento, así como la opción de eliminarlo del sistema.

Las tres plataformas disponen de diferentes niveles básicos de privacidad al facilitar o restringir el acceso a los mismos, mediante la catalogación de forma correcta del contenido compartido públicamente y la creación de una dirección privada que sólo es accesible para los usuarios con los cuales se ha compartido.

A pesar de que el funcionamiento básico de las tres plataformas analizadas en esta prueba de uso es muy parecido, como las funcionalidades para subir, gestionar y compartir documentos, cada una tiene elementos propios con los que destacan sobre el resto.

• Scridb, dispone de un buen visor de documentos y de un entorno gráfico que se ha simplificado y ordenado para facilitar la búsqueda y clasificación de los contenidos alojados en este servicio.
• SlideShare, a pesar de permitir alojar documentos ofimáticos e incluso vídeos, es la plataforma idónea para subir presentaciones y compartirlas en páginas de terceros.
• DocStoc, es una plataforma que destaca por sus servicios para rentabilizar los documentos mediante diferentes opciones para generar ingresos, ya sea al vender y comprar desde plantillas hasta textos legales, o mediante la inserción de un código Google Adsense para conseguir ingresos publicitarios en las páginas web de cada documento publicado en esta plataforma.

• Visualizar documentos: Scribd.
• Niveles de privacidad: SlideShare.
• Compartir con terceros: Scribd y SlideShare.
• Por el número de formatos compatibles: Scribd.
• Publicar presentaciones: SlideShare.
• Vender documentos: Scribd y DocStoc.

Lo mejor: Buen visor de documentos y diseño orientado a la búsqueda de contenido de calidad.Lo peor: Limitadas funcionalidades para documentos privados.

Scribd se lanzó en 2007 con la idea de facilitar la publicación de trabajos académicos en Internet. Sin embargo, en poco tiempo se ha convertido en una de las plataformas para alojar y compartir documentos mas utilizadas en la Red, en parte gracias a los acuerdos estratégicos que ha firmado con grandes medios, blogs y editoriales para que utilicen esta plataforma al publicar documentos de texto en sus respectivas páginas. De esta forma, es posible encontrar documentos de gran calidad mediante búsquedas simples.

Dispone de una versión de pago que elimina la publicidad del sitio por un coste de 2,99 dólares al mes, o bien 29,99 dólares por una suscripción de un año. Por último, para los usuarios y empresas que quieran vender el acceso a sus documentos, dispone de un programa de venta donde los ingresos se reparten entre la plataforma (20%) y el autor (80%).

Scribd dispone de varias opciones para subir documentos a la plataforma. La más sencilla es un sistema basado en flash que permite subir documentos de uno en uno o en grupos de forma muy visual y rápida de utilizar. En caso de que este sistema diera problemas, cuenta con una herramienta en HTML. También permite importar documentos alojados en Google Docs, bien al copiar y pegar cualquier tipo de texto o al utilizar una aplicación de escritorio disponible para los sistemas operativos Windows y Mac Os X.

Scridb soporta la mayoría de los archivos ofimáticos, como Microsoft Word, PowerPoint, Excel, así como documentos de OpenDocument (formatos .odt, .odp, .ods), Open Office XML, texto plano, formato de texto enriquecido y PostScript, entre otros. Sin embargo, Scribd recomienda que se utilice sobre todo el formato PDF, ya que se muestra en el visor sin grandes problemas en el formato y estructura de los documentos.

Scridb tiene el visor adaptado a HTML5 debido a problemas de rendimiento y capacidad de la tecnología flash para visualizar de forma ágil documentos con un gran número de páginas. De este modo, los visores externos son flash, mientras que dentro de la plataforma se muestran mediante el uso de HTML5.

Una de las ventajas de Scridb para compartir documentos es su facilidad para adaptar los archivos a dispositivos portátiles, lectores de libros electrónicos y teléfonos móviles. Entre los dispositivos que los soportan figuran el iPad, Amazon Kindle, Nook y las principales plataformas de teléfonos móviles como iPhone, Android, Windows Mobile, Blackberry y Symbian, entre otras.

Todos los documentos alojados en Scribd pueden publicarse de forma abierta o privada. Sin embargo, al ser privados, esta funcionalidad se limita a no hacer público el documento dentro de la plataforma ni accesible a buscadores externos, así como a permitir sólo su acceso mediante una dirección de internet personalizada. De esta manera, sólo los usuarios que dispongan de la ruta pueden acceder al documento.

Entre otras opciones, los usuarios pueden permitir o denegar que el documento se descargue en su formato original u otros, la posibilidad de imprimirse, tener comentarios por parte de otros usuarios, así como indicarle un tipo de licencia de uso, ya sea basada en el dominio público, Copyleft o con Copyright.

Permite compartir documentos con 28 servicios y plataformas on line, como Facebook y Twitter, Digg, y las plataformas Delicious y Stumbleupon, de forma automatizada. Además, por cada archivo incluye una dirección personalizada pensada para visualizar el documento a pantalla completa, así como códigos HTML para poder insertarse en páginas web de terceros. También incluye un código especial para la plataforma de alojamiento de blogs WordPress.com. Este visor de documentos puede modificarse en sus dimensiones para que se ajuste de modo correcto al diseño del sitio web donde va a ser publicado. Por último, los documentos también pueden compartirse mediante correo electrónico, a través del envío opcional de un mensaje personalizado a los destinatarios desde la misma plataforma.

Lo mejor: Compartir presentaciones y vídeos.

Lo peor: Versión básica limitada en funcionalidades.

SlideShare fue una de las primeras plataformas de alojamiento e intercambio de documentos en Internet. Se lanzó en 2006 e inicialmente estaba enfocada a empresas, como un servicio para compartir documentos dentro de organizaciones corporativas por parte de los empleados. En la actualidad, SlideShare se usa como una de las principales plataformas para alojar presentaciones por parte de empresas y usuarios.

Dispone de una versión “Premium” que no incluye publicidad, así como mejoras y nuevas funcionalidades. Entre ellas, figura un sistema de análisis estadísticos de los documentos, vídeos y presentaciones, herramientas para hacer un seguimiento de la viralidad de los documentos en redes sociales y poder personalizar los canales de los usuarios y empresas con un diseño personalizado. Hay tres planes de precios, según el numero de funcionalidades disponibles, desde una versión profesional por 19 dólares al mes, a otra Business por 49 dólares al mes y Enterprise, con un coste de 249 dólares al mes.

SlideShare dispone de una herramienta realizada en tecnología flash que permite subir múltiples archivos a la vez. En caso de problema de compatibilidad con flash, dispone de una versión básica realizada en HTML.

Esta plataforma no sólo permite intercambiar y alojar documentos ofimáticos, sino que también soporta archivos de vídeo. Estos tienen una limitación de tamaño en función del tipo de cuenta: 100 megabytes para cuentas gratuitas y sólo tres vídeos al mes, mientras que las cuentas Pro disponen de un máximo de 500 megabytes por archivo y un número ilimitado de archivos que pueden subirse a la plataforma de forma mensual. SlideShare recomienda a sus usuarios que sólo alojen vídeos educativos o profesionales, ya que otro tipo de contenido con copyright, como vídeos musicales, películas o series, se borrarán.

SlideShare soporta formatos destinados a presentación y documentos tanto de Microsoft Office, Apple iWork, como de OpenOffice. Entre ellos destacan los formatos PDF, PPS, PPTX, POTX, KEY, DOC, DOCX, XLS, ODT, ODS, PAGES. Como máximo, estos archivos pueden tener un tamaño de 100 megabytes. En el caso de las presentaciones que incluyan transiciones y animaciones en el documento original, éstas se eliminan, aunque es posible añadir un archivo MP3 con audio que se reproduzca al mismo tiempo que la presentación en el visor de la plataforma.

Los documentos subidos a la plataforma disponen de tres niveles de privacidad: público, privado y privado sólo para seguidores. En el caso de las opciones de privado, es posible disponer de una dirección de Internet secreta para compartir el contenido, aunque será visible para cualquier persona que disponga de esta dirección. Por otra parte, también es posible bloquear la descarga del archivo original, así como permitir o restringir que el documento pueda insertarse en páginas web de terceros. Las licencias de uso disponibles son, por defecto, una licencia Copyright o bien diferentes licencias Copyleft basadas en Creative Commons.

Cada documento puede compartirse de forma sencilla hasta en 28 redes sociales, plataformas y servicios on line, gracias a la tecnología de Gigya, empresa dedicada a simplificar la conexión con diferentes plataformas sociales. Además, SlideShare incluye códigos HTML y también embebidos especiales para plataformas de blogs como WordPress y Blogger, lo que facilita la tarea de insertar los contenidos en páginas web de terceros.

Lo mejor: Gran base de datos de documentos técnicos, legales y comerciales.

Lo peor: Entorno gráfico con opciones y funcionalidades limitadas.

DocStoc es una plataforma de alojamiento e intercambio de archivos lanzada en 2007, que hasta principios de este año estaba destinada exclusivamente a empresas y profesionales interesados en disponer de un servicio on line donde alojar documentos empresariales. En la actualidad, cualquier usuario doméstico puede abrir una cuenta en este servicio de forma gratuita. En DocStoc no hay cuentas “Premium” con características avanzadas. Sin embargo, dispone de un área para usuarios y empresas que quieran vender sus documentos a través de esta plataforma.

Los primeros sesenta días los vendedores se quedan con el 100% de las ganancias y después de este tiempo se reparten al 50% con DocStoc. Esta tienda on line, denominada DocStore, está orientada a comprar y vender documentos profesionales, como plantillas para Busines Plan, libros electrónicos o documentos legales. Además, también permite incorporar códigos de Google Adsense por parte de los usuarios para generar ingresos por publicidad en los documentos subidos a la plataforma.

DocStoc, al igual que el resto de plataformas analizadas en esta prueba de uso, dispone de una herramienta realizada en flash para subir documentos de forma individual o múltiple. Su gran ventaja respecto a otros sistemas consiste en disponer de diferentes aplicaciones para sincronizar documentos de forma automática entre el ordenador -Mac OS X o Windows- del usuario y la plataforma, así como de otra aplicación de escritorio sólo disponible para el sistema operativo Windows, destinada a subir archivos mediante una opción adicional añadida al botón derecho del ratón.

De los tres servicios on line para el alojamiento e intercambios de documentos analizados, DocStoc soporta el menor número de formatos de archivo, aunque son los más utilizados por los usuarios: DOC, XLS, PPT, RTF, DOCX, XLSX, PPTS y PDF. Dispone de una limitación de 100 megabytes de tamaño máximo por archivo y no permite subir contenido pensado para realizar publicidad o promoción de otros servicios, spam o con contenido para adultos.

Al subir un documento a DocStoc, los usuarios disponen de un sencillo formulario donde cumplimentar la información relativa a la catalogación del documento en diferentes categorías y subcategorías, así como la opción de marcar el archivo como privado. En este caso, al igual que el resto de servicios analizados, esta opción consiste en no indizar el contenido dentro de la plataforma, para que no sea accesible por buscadores, y de dotar de una dirección de Internet única a la que sólo pueden acceder los usuarios que la conozcan. En el apartado de licencias, los usuarios pueden seleccionar una amplia gama de tipos de licencia, desde el dominio público al Copyright y diferentes tipos de licencias Copyleft.

La promoción de los documentos subidos a esta plataforma es uno de los aspectos más débiles de este servicio on line, al estar sólo limitado a las redes sociales Facebook y Twitter. Además, dispone de una función para enviar un mensaje de correo electrónico a diferentes destinatarios para anunciar la ubicación del documento. En cuanto a la funcionalidad para embeber el documento en páginas web de terceros, DocStoc dispone de un código HTML personalizado por cada documento, donde es posible indicar sus dimensiones -alto y ancho-, así como permitir o restringir la inclusión de documentos relacionados, otros documentos y estadísticas de acceso.