Los viajes por trabajo a otra ciudad se producen con frecuencia en las empresas. A veces porque toca acudir a una reunión a la sede central de una compañía, otras porque se debe negociar con un posible cliente. Diversos servicios en la Web proponen que estas citas se celebren en Internet y tratan de evitar el desplazamiento y los consiguientes gastos. Además, ofrecen mayor flexibilidad respecto a las alternativas que exigen la conexión a través de un programa instalado en el ordenador, porque se pueden usar desde cualquier teléfono avanzado. Esta tecnología también puede ser aplicada a la enseñanza a distancia.
Una de las características más espectaculares de estos sitios es la videoconferencia. No iguala la experiencia de los caros sistemas de telepresencia por hardware, pero los resultados son similares a una reunión con varias personas, aunque estén en la otra punto del mundo. La voz se encuentra unida al vídeo gracias a la VoIP(voz sobre IP). También se puede seleccionar la posibilidad de que sólo se establezca una llamada de voz.
Al igual que sucede en las aplicaciones especializadas en esta tecnología, como Skype, este servicio suele ser gratuito mientras la conexión se realice a través de la red de datos, en base a una conexión wifi o entre ordenadores. En cambio, si se involucra a un número de teléfono convencional, el operador cobra la llamada al número proporcionado, con el que los participantes se comunican para enlazar con la reunión.
La utilidad más evidente consiste en mostrar presentaciones sobre ideas o proyectos trabajados
Resulta interesante también que se puedan compartir aplicaciones con otras personas. La utilidad más evidente consiste en mostrar presentaciones sobre ideas o proyectos trabajados. No sólo se puede enseñar el escritorio o uno de los programas abiertos, sino que incluso se le puede ceder el control de la herramienta a otro usuario para que realice las aportaciones que considere oportunas.
Estas funciones abren la puerta, además, para que se desarrolle un soporte técnico de ordenadores y teléfonos móviles a distancia, o para enseñar vía Internet cómo se maneja un determinado software. Con estas soluciones se comparten imágenes y vídeos, de manera que las personas reunidas contemplen lo mismo que el usuario que lo reproduce.
Programar la reunión
Una de las ventajas de estos sistemas radica en que se puede programar la reunión, de forma que salte una alarma a los participantes a la hora fijada y no haya olvidos ni retrasos. También se puede invitar a otras personas con facilidad, mediante un correo electrónico que contiene un enlace. Cuando los invitados hacen clic, entran directamente en la reunión virtual, sin necesidad de registrarse antes en el servicio.
Cuando los invitados hacen clic, entran en la reunión virtual sin necesidad de registrarse en el servicio
Los sitios más populares para realizar reuniones y colaborar en línea con otras personas son GoToMeeting(que sólo ofrece llamadas de audio) y WebEx, un servicio promovido por Cisco. Estos servicios se dirigen sobre todo al mundo empresarial y exigen un pago, tras un periodo de prueba gratuito. WebEx cobra en Estados Unidos 69 dólares (47 euros) mensuales por su servicio y GoToMeeting, 39 dólares (26 euros). Ofrecen características avanzadas, como la encriptación de los datos que se envían y reciben, la grabación de las reuniones o la posibilidad de transmitir una presentación a centenares de personas, una aplicación interesante cuando se estrena un nuevo producto o servicio. En GoToMeeting se pueden reunir hasta 15 personas a la vez en la misma sala virtual de reunión, mientras que WebEx eleva la cifra hasta los 25 participantes, aunque sólo seis de ellos pueden transmitir su imagen por vídeo de manera simultánea.
Otras alternativas
En este segmento de los sitios web dedicados a promover reuniones hay decenas de soluciones similares. Entre las versiones gratuitas, destacan algunas limitadas. Huddlecombina conferencias (tanto de audio como de vídeo) y colaboración en línea con un software de gestión de proyectos. Dispone de una edición gratuita con un gigabyte de capacidad y varios planes de pago con mayores capacidades y sin publicidad. Adobe propone el mismo esquema de pago con Connect. En la versión sin coste permite realizar videoconferencia hasta un máximo de tres personas.
Dimdimes otra alternativa para las reuniones virtuales, también con versión gratuita, que puede albergar hasta 20 personas a la vez. La versión de pago llega hasta 50 personas conectadas al mismo tiempo. Esta empresa se caracteriza por su apuesta por el software libre y ha liberado su código y también ha abierto varias API. Por su parte, Team Apart es un programa en fase de pruebas que funciona también desde la Web mediante tecnología flash. Permite conectar a un tiempo a cuatro personas por videoconferencia y éstas pueden manejar dos aplicaciones: una pizarra y un bloc de notas.
Cuando el usuario desea reunirse sólo con otra persona, pero quiere utilizar vídeo, mostrar imágenes o compartir aplicaciones, una buena solución consiste en acudir a los programas de mensajería instantánea como Windows Live Messenger, Yahoo! Messenger y, sobre todo, Skype, el software de voz sobre IP.
Estas alternativas ofrecen de manera gratuita videoconferencia con calidad aceptable y presentan alguna de las características de los programas dedicados a las conferencias entre múltiples personas. La única limitación consiste en la imposibilidad de citarse con más de una persona. Skype sí contempla esa opción, pero sólo en el caso de la voz, donde se pueden establecer multiconferencias con facilidad.
