Google empezó en 1996 como un proyecto de investigación de Larry Page y Sergey Brin, entonces dos estudiantes de la Universidad de Stanford (EE.UU.). Hoy, más de 20 años después, es mucho más que un simple buscador. Este gigante tecnológico aglutina herramientas de correo electrónico, traducción, almacenamiento de ficheros online y una completa suite ofimática, conocida como Google Docs, que puede usarse directamente en el navegador web. Aunque no es tan potente como Microsoft Office, el paquete de utilidades Google Documentos, Google Hojas de cálculo y Google Presentaciones proporciona soluciones prácticas para las tareas más básicas de edición de textos, trabajo con hojas de cálculo y creación de presentaciones. Así es cómo se utiliza la suite ofimática de Google.
¿Qué es Google Docs, la suite ofimática de Google?
Conocida por el nombre de su aplicación más representativa (Google Docs), este conjunto de aplicaciones de productividad está compuesto en realidad de tres: Google Documentos, un procesador de textos; Google Hojas de cálculo, una herramienta, como su propio nombre indica, de hojas de cálculo; y, por último, Google Presentaciones, una utilidad para crear presentaciones. Comparadas con las de Microsoft Office, serían las equivalentes de Word, Excel y Powerpoint, respectivamente.
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Google Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son accesibles online de forma gratuita desde cualquiera de los principales navegadores web. También están disponibles como apps integradas de Chrome (que no requieren conexión para funcionar) y como aplicaciones para iPhone y móviles Android.
Sus principales ventajas son la total compatibilidad con formatos de documentos estándar (como doc, xls, ppt, jpg o pdf), el soporte para trabajo colaborativo (es decir, un documento puede tener más de un autor, y estos pueden trabajar sobre él a la vez) y la integración con Google Drive. De esta forma, todos los documentos están siempre disponibles, en cualquier momento y lugar, siempre y cuando se cuente con conexión a Internet.
Por otro lado, la suite ofimática de Google ha sido a menudo criticada por su falta de funciones en comparación con Microsoft Office. Google intenta compensar esta diferencia con actualizaciones frecuentes y con la integración de servicios tan interesantes, como el dictado de documentos o la posibilidad de traducirlos de manera automática.
Google Documentos, el editor de textos online
La sencillez de Google Documentos salta a la vista desde el momento en que se carga en el navegador, empezando por el diseño de su interfaz. En líneas generales, es como la de cualquier otro procesador de textos: una barra superior con herramientas y una hoja en blanco donde publicar y comenzar a teclear.
El editor de Google no incluye todas las funciones y opciones de Word, pero cubre sin problemas las necesidades más básicas. Con Google Documentos, es posible dar formato a un documento escrito con diferentes tipos de títulos o fuentes de texto, insertar imágenes o tablas de contenido o añadir comentarios al margen.
Pero lo interesante está en las opciones dentro del menú de Herramientas. Desde aquí se puede revisar la ortografía del texto, consultar el diccionario, contar el número de palabras, traducir el texto o incluso seguir redactándolo con la voz, gracias a la utilidad de dictado.
En Google Documentos se puede trabajar con documentos compatibles con Word, además de rtf, pdf, txt y epub.
Google Hojas de cálculo, un Excel básico en la nube
La aplicación de hojas de cálculo de Google es quizás donde más se nota la diferencia entre esta suite ofimática online y la popular Office de Microsoft. Google Hojas de cálculo es un programa de funciones básicas, lejos de la potencia y versatilidad que ofrece el clásico Excel.
Sin embargo, esta sencillez es lo que convierte Google Hojas de cálculo en la utilidad idónea para hacer cálculos básicos, como controlar la contabilidad del hogar o repartir gastos entre un grupo de amigos. Incluye, además, numerosas opciones de personalización y un número razonable de funciones de cálculo.
Igual que la aplicación anterior, Google Hojas de cálculo puede trabajar con xls (el formato de Excel) y también con ficheros csv.
Tanto Documentos como Hojas de cálculo cuentan también con los llamados add-ons, una serie de complementos con los que se pueden mejorar las características de ambos programas o, incluso, dotarlos de funciones que no vienen integradas de serie. Estos complementos están disponibles desde un menú en la barra superior de ambas utilidades.
Google Presentaciones, para crear presentaciones en el navegador
Por último, Google también tiene su propia versión de Powerpoint. Siguiendo el estilo de la suite completa, Presentaciones también se podría definir como una versión más ligera y sencilla del clásico programa para hacer presentaciones.
Aunque los tres componentes de la suite de Google tienen plantillas, en Presentaciones son más útiles, puesto que permiten crear en pocos minutos una presentación adecuada a un tema concreto, desde las fotos de vacaciones hasta la productividad en la oficina. Todo ello, además, directamente en el navegador web.
Google Presentaciones cuenta con numerosas opciones de personalización y deja insertar imágenes propias, vídeos y animaciones. También dispone de un corrector ortográfico y la función de agregar notas para el presentador -de forma que pueda incluir algunas pistas para su charla mientras se pasan las diapositivas-.
Como sus aplicaciones hermanas Documentos y Hojas de cálculo, Google Presentaciones también permite trabajar con el formato estándar de Microsoft ppt, además de pdf, jpg y otros.
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