Buscar dentro del PC

La eficacia del motor de búsqueda de Google acentuó la paradoja: era casi más sencillo y rápido encontrar una página web entre las miles de millones que hay Internet que un documento en el interior del ordenador. Con varias decenas de gigabytes de capacidad, los actuales discos duros terminan por almacenar una ingente cantidad de información (imágenes, música, documentos de texto, hojas de cálculo, mensajes, etc.) en todo tipo de formatos que resulta difícil de ubicar y gestionar.

Para ser capaz de localizarla rápidamente, el usuario no tiene más remedio que organizar minuciosamente todos los archivos -tanto documentos y programas como mensajes de correo electrónico– a medida que los crea, recibe o descarga de Internet. Pero es frecuente que, por ejemplo, al descargar un programa o una canción de Internet o al guardar un archivo adjunto del correo electrónico, no se preste demasiada atención a la carpeta en la que cae: ya lo encontraremos después. Sin embargo, las herramientas de búsqueda integradas en el sistema operativo son muy limitadas, excesivamente lentas y bastante ineficaces. Microsoft ha asegurado que su próximo Windows (de nombre Longhorn) incluirá una búsqueda mucho más avanzada que la actual. Pero, no se espera su llegada hasta 2006.

Para paliar esta deficiencia, varias empresas se aplicaron para crear potentes herramientas que indexan todo el contenido del disco duro y son capaces de localizar el término buscado al instante en el nombre o en el interior de todo tipo de archivos, incluidos los documentos adjuntos de los correos electrónicos o los archivos comprimidos (como los ‘zip’).

Aunque comparten su objetivo, no todos funcionan de la misma forma. Unos están especializados en buscar mensajes, para lo que se integran dentro del gestor de correo electrónico, otros son capaces de localizar casi cualquier tipo de archivo y los hay que combinan la búsqueda en el escritorio e Internet. La mayoría indexa el contenido del disco duro constantemente para así ser capaz de ofrecer resultados muy rápidamente, pero otros completan el índice en cada búsqueda, lo que consume menos recursos del sistema aunque produce resultados algo más lentos.

Este tipo de programas, tan útiles como desconocidos por la mayoría de los usuarios, han recibido la entrada de un nuevo jugador, Google, que ha aprovechado su popularidad y supremacía en las búsquedas en Internet para colarse en el escritorio.

Los tentáculos de Google se extienden rápidamente. Además de su incuestionable dominio de las búsquedas en Internet, ha ido ganando terreno en las noticias Google News), creación de weblogs o bitácoras (Blogger), correo-web (Gmail, aún en pruebas), comparador de precios de productos (Froogle), gestor de imágenes (Picasa y Hello) o redes sociales (Orkut). También ha creado herramientas para integrarse en el navegador (Google Tollbar) o en el escritorio (Google Deskbar) para buscar en la Red sin abrir el navegador. Su laboratorio no para de concebir nuevas ideas que acaban alimentando las decenas de aplicaciones que ofrece Google.

Con el nuevo Google Desktop Search (GDS) la compañía da un paso más para adentrarse de lleno en el terreno controlado de forma apabullante por Microsoft: el escritorio. Es una herramienta que busca en todo el texto de correos electrónico, archivos de Microsoft Office, chats (AOL Instant Messenger) y páginas web visitadas con Internet Explorer. Tras instalar el programa, éste indexa el disco duro cuando la computadora no está en uso y luego va actualizando ese índice creado instantáneamente. Cuando tiene todo el contenido fichado, Google Desktop busca en el disco duro con la misma sencillez y rapidez que Google lo hace en Internet.

Se puede utilizar de forma autónoma, aunque una vez instalado, al abrir la página de Google aparecerá una nueva pestaña (‘Desktop’), junto a las habituales ‘web’, ‘imágenes’, ‘directorio’, ‘noticias’, etc. Así, al introducir una palabra de búsqueda entre los resultados aparecerán tanto páginas web como los emails y documentos del disco duro relacionados con el término.

Cuando se visita una página con Internet Explorer, GDS guarda su contenido para poderla visitar posteriormente, aunque la versión original haya cambiado o el PC no esté conectado a Internet. Además, los mensajes aparecen ordenados en las búsquedas, de tal forma que todos con el mismo ‘Asunto’ están agrupados como un único resultado.

Carencias

Google Desktop Search es muy sencillo de instalar y utilizar y realiza búsquedas sobre los tipos de archivos más populares. Sin embargo, los expertos encuentran que se trata de un producto francamente mejorable:

• No localiza información dentro de formatos de archivos muy comunes, como MP3, ni indexa el contenido de los PDFs.
• Sólo existe una versión para Windows (aunque esto es común en casi todos los productos similares) y, aunque funciona desde todos los navegadores, sólo registra el historial (esto es, las páginas vistas) de Internet Explorer, marginando a los usuarios de otros navegadores.
• Sólo busca los mensajes de correo en Outlook y Outlook Express, no en los programas de la competencia. Y, en cuanto a los correos-web, aunque puede registrar el contenido de los mensajes de Yahoo! o Hotmail (si se han leído con Internet Explorer), no es capaz de hacer los mismo con su Gmail.
• El interfaz es el navegador, lo que limita mucho la previsualización y las acciones a realizar sobre los archivos-resultados. Aunque esto es también una ventaja inherente: utilizar Google Desktop es tan fácil como utilizar el Google normal y corriente.
• Carece de búsqueda avanzada. No se puede buscar por fecha, tipo de archivo o frases (para buscar un determinado tipo de archivo se puede utilizar, por ejemplo, la sintaxis ‘palabra filetype:word’, para archivos de Word, o ‘palabra filetype:email’).

Los numerosos fans de Google sitúan las evidentes limitaciones del nuevo ingenio en que se trata de un producto beta, en fase de pruebas. Parece claro que Google ha preferido lanzar su buscador de escritorio cuanto antes para adelantarse a las intenciones anunciadas por otros grandes del sector, como Microsoft, Yahoo! , AOL o Ask Jeeves.

Aunque parece que Google se adentra en un territorio casi virgen, existen en el mercado media de docena de aplicaciones cuyo objetivo es facilitar a los usuarios localizar con presteza el contenido del disco duro.

• X1, el más completo, pero de pago

  Por 74,95 dólares (existe una versión gratuita de prueba) se puede disfrutar de la que quizá sea la herramienta más potente para buscar en el interior del PC, especialmente útil para grandes discos duros y para quien esté interesado en localizar cualquier tipo de documento. X1 Search indexa todo el contenido del ordenador, operación que tarda entre una y varias horas dependiendo del volumen de información; después sólo le llevará unos pocos minutos fichar el nuevo contenido que se va almacenando. Las búsquedas se realizan en tiempo real, es decir, a medida que tecleamos un término, X1 comienza a presentar todos los documentos que contienen las letras de la palabra que escribimos. X1 busca entre los archivos, mensajes (y archivos adjuntos), contactos y favoritos de Internet y es capaz de localizar hasta 255 tipos de archivos diferentes. Otra gran ventaja es que los resultados se pueden previsualizar en un panel en su formato original, sin necesidad de abrir el programa correspondiente.

• Copernic, para todo menos la web

  Copernic Desktop Search localiza archivos y emails y se maneja perfectamente entre los documentos de Office, PDFs y los formatos más habituales de imagen, audio y vídeo. Indexa un disco duro de 10Gb en menos de 15 minutos (se puede seleccionar que archivos y carpetas indexar) y lo actualiza cada vez que se añaden o eliminan archivos del ordenador. Destaca por su interfaz -con búsqueda avanzada (por tamaño, fecha, formato, etc.) y desde la que se abren carpetas o archivos directamente-, rapidez, ligereza y por su integración con otros programas a través de su Deskbar. A cambio no realiza búsquedas en Internet (Copernic desarolla otros productos para ese cometido) y carece de visores para los formatos de imagen más habituales.

• Hotbot, para el PC e Internet

  Lo más destacado de HotBot Desktop es la integración de las búsquedas en Internet y en el disco duro, así como su lector RSS y buscador de RSS feeds. Hotbot se integra como una barra de herramientas de Internet Explorer y el mismo cajetín de búsqueda tiene un desplegable para buscar en Internet, archivos, emails, etc. Hotbot Desktop sólo indexa el disco duro cuando se le programa para ello.

• Blinkx, original pero muy limitado

  Es tan rápido como X1 o Copernic, y combina búsquedas en el PC y la Web como HotBot, pero no indexa todo el disco duro: hay que especificarle las carpetas a indexar y no incluye formatos habituales, como imágenes GIF o JPG. Tampoco puede previsualizar documentos ni páginas web. A cambio, la blinkx toolbar busca automáticamente información (documentos, emails, sitios web, noticias, weblogs, etc.) relacionada con el contenido de cualquier aplicación que tengamos abierta.

• Lookout, sólo para el email (Outlook)

  La ineficacia de la búsqueda de archivos de Windows es compartida por Outlook, en el que encontrar un mensaje es una tarea azarosa. Lookout es una herramienta de búsqueda para el gestor de correo de Microsoft (que ha sido recientemente adquirida por Microsoft), indicada para quien use Outlook para sus citas, contactos o para enviar y recibir mensajes. Se instala como una barra de herramientas dentro de Microsoft Outlook y aunque se puede configurar para buscar en discos duros, CDs o DVDs, carece de visor de archivos.

Existen bastantes más programas dedicados a localizar información en el PC, casi todos de pago o dedicados al entorno corporativo, como 80-20, dtSearch o ISYS. Los usuarios de Mac deben conformarse con Quicksilver y los de Linux pueden probar Dashboard.

El nuevo buscador para el escritorio de Google funciona como una memoria fotográfica; cada vez que se recibe un mensaje o se visita una página web, la información queda registrada (se realiza una copia en el caché). Ya no hay que preocuparse de organizar archivos, mensajes o favoritos; en vez de recordar en qué documento estaba la información y dónde se encuentra éste en la computadora, basta una rápida búsqueda para localizar aquello que antes hemos visto.

Google ha dejado claro que la información registrada jamás saldrá de la computadora del usuario, pero algunos expertos temen que aunque el servidor web con el que funciona esté diseñado para que sea accesible únicamente desde la propia máquina, alguien termine rompiendo esa protección. También algunos han expresado su rechazo ante la posible intención de Google de utilizar la mezcla de búsquedas públicas (en la Web) y privadas (en el PC) para colocar sus anuncios contextuales.

Lo que sí es evidente es que el usuario que instale una herramienta como Google Desktop Search (GDS) debe extremar las precauciones en cuanto a quién tiene acceso a su máquina, pues todo lo que tiene o ha hecho en ella está grabado. El contenido de los mensajes, páginas web visitadas o charlas de mensajería instantánea está centralizado y a tiro de una sencilla búsqueda al abrir el navegador. Quien tema que terceras personas puedan acceder a ‘información sensible’ deben controlar el acceso de GDS a su PC, excluyendo de su índice cierto tipo de archivos, carpetas o páginas web.

En principio, pues, no es posible en absoluto que nuestra información salga de alguna manera del PC, a pesar de que al utilizar el navegador para rastrear el disco duro, GDS parece que navega por Internet. El trabajo de los buscadores es facilitar la localización de información, y no se les debe culpar de la filtración de datos debido a la dejadez en los procedimientos de seguridad rutinarios que, eso sí, ahora quizá se deban extremar:

• Proteger el acceso al ordenador. No es nuevo que los ordenadores suelen contener información delicada que el usuario no desea que caiga en manos ajenas. Pero con estas herramientas ahora es más accesible por lo que, si es necesario, el PC se debe proteger con una contraseña segura y cerrar la sesión al abandonar la máquina.

• Limitar el índice. Al configurar un programa de búsqueda de escritorio se debe dejar fuera de la indexación la información que no queramos que sea fácilmente accesible. En GDS, por ejemplo, si no se desactiva en las preferencias la casilla ‘Include secure pages (HTTPS) in web history’, cualquiera que se siente ante nuestro ordenador podrá visitar la versión del caché de páginas web con información confidencial, como la del extracto de la cuenta bancaria.

• Un PC seguro. Las herramientas habituales para proteger el PC (antivirus, cortafuegos, parches de seguridad, etc.) son siempre necesarias, pero más aún si un intruso que accede a nuestro ordenador puede localizar la información centralizada de manera sencilla. Google dice que su GDS es tan seguro como lo es la computadora donde se instala, aunque no descarta ofrecer protección por contraseña para quien esté preocupado por la privacidad de sus datos.

Fuente: ZDNet/Cnet e información recogida por consumer.es

* Depende del número de archivos y mensajes indexados ** 256MB RAM recomendados *** Necesita Microsoft.NET Framework