¿Cómo es el nuevo Office de Microsoft?

Microsoft ha simultaneado el lanzamiento de Office 2007 con la salida del sistema operativo Windows Vista, con el objetivo de que los compradores de uno también se decanten por el otro. Los consumidores que deseen trabajar con esta ‘suite’ de programas, cuyo nombre oficial es ‘2007 Microsoft Office System’, deberán desembolsar un mínimo de 180 euros por cada ordenador en que deseen instalarlo (precio de venta recomendado por Microsoft para la versión más sencilla del producto) aunque ofrece un total de ocho configuraciones distintas, desde la ‘Basic 2007’, que sólo se puede encontrar en equipos que ya tengan el software incluido, hasta la ‘Enterprise 2007’.

Hasta ahora, Microsoft había actualizado su paquete Office con diversas mejoras en cada nueva versión, pero siempre había mantenido la misma estructura de funcionamiento, con una barra de opciones que a su vez daban acceso a todas las posibles acciones y que comenzaba por ‘Archivo, Edición, Ver’, etc. Sin embargo, Office 2007 ha roto con esa forma de trabajar con una apuesta radical, porque no permite que el usuario pueda retomar la apariencia ‘clásica’ de esta aplicación y le obliga a adaptarse.

Los usuarios que lo deseen deberán desembolsar un mínimo de 180 euros por cada ordenador en que deseen instalarlo

El nuevo Office, en cuyo diseño predominan los azules, se maneja a través de lo que en Microsoft denominan cintas. El usuario ve en la parte superior una serie de pestañas y, cuando se pulsa en ellas, se despliegan las diferentes opciones del programa.

A pesar de que Microsoft asegura que de esta manera se logra adaptar la aplicación al usuario y que se logrará una productividad mayor, porque ha realizado estudios que lo confirman, la primera sensación es de desorientación en unos menús completamente distintos. Por esta razón, los usuarios acostumbrados al anterior modo de funcionamiento deberán reciclar sus conocimientos y dedicar unas horas a asimilar las novedades para poder trabajar con los programas.

El usuario ve en la parte superior una serie de pestañas y, cuando se pulsa en ellas, se despliegan las diferentes opciones del programa

Sin embargo, una vez que se ha dedicado tiempo al programa, se aprecian los cambios y las mejoras que se han introducido. El sistema elige las opciones más habituales en cada momento de uso y se las ofrece al usuario que, por otra parte, puede personalizar la barra de herramientas como desee.

Además, bastantes opciones ofrecen vistas previas cuando se posa el ratón en ellas, lo que anticipa los cambios que se producirían en el texto seleccionado en caso de que se hiciera clic en una determinada opción y ayuda a agilizar el trabajo.

Además del gran cambio en el diseño, el Office 2007 adopta un nuevo formato por defecto para guardar los documentos, el Open XML, que presenta extensiones diferentes: ‘.docx’ para Word, ‘.xlsx’ para Excel y ‘.pptx’ para Power Point. De esta forma, Microsoft apuesta por el XML, un lenguaje cuya ventaja radica en que facilita que diversas aplicaciones compartan datos y en que también lo emplea el ‘Open Document Format’, el estándar ISOadoptado por la Unión Europea.

Sin embargo, Microsoft continúa sin admitir ‘Open Document Format’ (un formato ofimático libre y gratuito) en el Office, y persiste en su lucha por mantener la situación de dominio que le comporta poseer el ‘estándar de facto’ en los formatos de los programas ofimáticos.

Pero como muchas administraciones públicas han comenzado a exigir el uso de documentos ofimáticos abiertos (con el fin de no obligar a nadie a pagar por un determinado producto para poder acceder a documentos de propiedad pública), la empresa de Bill Gates pretende que su nuevo formato sea estándar ISO.

Con este fin, ha publicado un documento de especificaciones de más de 6.000 páginas en que describe con exactitud cómo funciona, pero que ha sido criticado porque parece ideado para que sólo funcione en la propia aplicación de Microsoft y no con los formatos ofimaticos libres.

Microsoft continúa sin admitir Open Document Format en el Office, y persiste en su lucha por mantener la situación de dominio que le comporta poseer el ‘estándar de facto’ en los formatos de los programas ofimáticos

Sin embargo, Ecma International, un organismo dedicado a los estándares informáticos, ha iniciado el proceso para que el Open XML sea estándary va a solicitar a la ISO que haga lo propio, después de reconocer la labor que efectúa para mantener la compatibilidad con formatos más antiguos.

Aparte de la guerra de formatos entre Microsoft e intituciones como la Unión Europea, los usuarios de Office 2007 deberán afrontar la incomodidad que supone que las versiones anteriores de este paquete ofimático no admitan el Open XML. Es decir, si los usuarios guardan los documentos en este formato no podrán compartirlos con aquellas personas que no dispongan de Office 2007, a menos que hayan descargado un programaque Microsoft ofrece gratuitamente para hacer las conversiones.

Este software, que ocupa 27,2 MB, requiere disponer como mínimo de Windows 2000 SP4 o Windows XP SP1, por lo que se excluye a quienes tengan versiones anteriores del sistema operativo o del paquete ofimático. De igual forma, se exige a los usuarios de Office XP y 2003 que instalen todas las actualizaciones de Microsoft Update antes de instalar este programa.

Los usuarios de Office 2007 deberán afrontar la incomodidad que supone que las versiones anteriores de este paquete ofimático no admitan el Open XML

Otras mejoras

Por otra parte, el Office 2007 presenta las mismas características que la versión de 2003 aunque se han mejorado ciertos aspectos. Por ejemplo, la forma de crear diagramas y gráficos; que el Outlook incorpora un lector de RSSque se maneja de forma similar a las cuentas de correo web, y que se ha añadido lo que Microsoft denomina ‘Inspector de Documentos’, que sirve para que los usuarios visualicen con facilidad los comentarios y datos personales del autor del contenido y puedan borrarlos si lo desean para evitar que se envíen datos personales no deseados, como hasta ahora sucedía, por desconocimiento.

Además, se ofrece la posibilidad de añadir de forma sencilla extensiones que permiten guardar los trabajos en PDFo en XPS, una alternativa creada por Microsoft para competir con Adobe y que presenta similares características.

Otra de las novedades del Office 2007 consiste en ofrecer un formulario (al que se accede por la ruta ‘Botón Microsoft Office/Nuevo/Nueva entrada de Blog’) que permite a los usuarios escribir directamente en su blog personal. De esta forma, Microsoft reconoce la popularidad que ha adoptado el formato de diario personal en la Web y crea una herramienta que añade valor a su aplicación ofimática.

Ante el lanzamiento de Office 2007, la gran pregunta es si merece la pena adquirir un producto cuyas versiones anteriores ya satisfacían las necesidades de la mayor parte de los usuarios, a los que les basta con un uso simple de aplicaciones como el procesador de textos, la hoja de cálculo o el programa de presentaciones.

Por esta razón, Microsoft ha apostado por cambios llamativos en varios aspectos, como la transformación radical en la apariencia de los menús o la elección de un nuevo formato para guardar los documentos, con el fin de convencer al público de que conviene adquirir este programa ofimático.

En la situación en la que se encuentra Office, su lucha principal consiste en no perder su posición de dominio en el mercado de aplicaciones para la oficina y en intentar convencer a las empresas de las bondades de la actualización a la última versión de su producto.

Pero en la adopción de este nuevo Office puede influir el cambio que se ha producido en la configuración de los menús, que conlleva que las millones de personas que sabían manejar este programa tengan que afrontar una ligera curva de aprendizaje para poder desenvolverse de igual forma que en las versiones anteriores.

Por otra parte, el panorama de las aplicaciones de ofimática ha variado desde el lanzamiento del última versión del Office en 2003. En estos momentos existen diversas aplicaciones que ofrecen un producto similar al de Microsoft pero sin cobrar ni un euro al consumidor. De esta manera, Open Office, la aplicación de código libre promovida por Sun Mycrosystems, se expande por la Red, sobre todo en ámbitos profesionales, con las ventajas de que se puede instalar tanto en Windows como en Macintosh y Linux y que se puede descargar gratuitamentedesde Internet.

Además, también Google ha entrado en este campo y ofrece gratuitamente una aplicación web,Google Docs y Hojas de Cálculo, que además de servir para elaborar textos y hojas de cálculo desde el navegador de Internet, sin necesidad de instalar ningún programa, también facilita la colaboración entre varias personaspara elaborar los documentos, que son compatibles con el Office de Microsoft, el Open Office y el Acrobat Reader, en función del formato en que el usuario los guarde.

Para convencer a los usuarios de que se cambien al Office 2007, Microsoft ofrece abundante información sobre este producto, por lo que los consumidores pueden tomar una decisión acertada, una vez que comprueben qué es lo nuevo que ofrece el programa y cuál es el precio por el que se vende la configuración deseada.