Cada vez más personas utilizan las aplicaciones ofimáticas web para elaborar documentos profesionales. Los motivos de esta preferencia por escribir y elaborar tablas en hojas que se guardan en sitios de Internet y no en el escritorio son varias: se puede trabajar mucho mejor en una red profesional sobre un mismo documento, no hay que estar ligado a un determinado ordenador para utilizar el documento y éste se proteje mejor contra problemas en el disco duro y virus. En este campo la aplicación reina es Google Docs, pero hay otras igual de válidas.
Zoho es una ‘suite’ ofimática online que ofrece todo un completo abanico de aplicaciones, entre ellas un editor de documentos de texto
Las aplicaciones instaladas en el escritorio de un ordenador obligan al usuario a utilizar ese mismo equipo, u otro con los mismos programas, para llevar a cabo la edición, visualización e impresión de los documentos que generan.
Los dispositivos de almacenamiento, como las memorias USB o los discos duros portátiles, han permitido transportar los documentos más importantes, bien como ‘backup’ (copia de seguridad) o bien como soporte de trabajo, a aquellas personas que se trasladan constantemente de un lugar de trabajo a otro y manejan distintos ordenadores.
Al trabajar un documento en varios ordenadores, o entre varias personas que se encuentran en distintos lugares, se crean una serie de versiones del documento que dificultan su control.
Una alternativa que cuenta cada día con más adeptos es la utilización de aplicaciones online que permitan acceder a los documentos creados por el usuario desde cualquier ordenador conectado a Internet, mediante el navegador y sin necesidad de tener otros programas instalados.
¿Qué es Zoho?
En este campoZoho es una ‘suite’ ofimática online que ofrece todo un completo abanico de aplicaciones que incluyen un editor de documentos de texto, uno de hojas de cálculo y también la posibilidad de organizar presentaciones, así como otros servicios para la creación de bases de datos, wikis, gestión de negocios, un planificador, etc.
Para poder utilizar cualquiera de los servicios de Zoho es necesario el registro, al que se puede acceder directamente sin invitaciones. En la información de la cuenta del usuario se puede indicar el nombre en Skype y seleccionar el idioma y la ubicación geográfica, así como el huso horario.
El servicio tiene por el momento capacidad de almacenamiento ilimitado, aunque la intención es limitarla a un Gigabyte durante la fase beta de su lanzamiento
Estos datos se pueden posteriormente incorporar en las distintas aplicaciones a la hora de establecer reuniones o enviar invitaciones a otros usuarios para participar en la elaboración o el acceso a los documentos.
Zoho ofrece una amplia variedad de formas de acceder a los mismos mediante la integración con distintas aplicaciones online y ‘offline’ comoMicrosoft Office, Outlook y con redes sociales como Facebook.
Para poder utilizar herramientas como la llamada Meeting (que permite reuniones online), por ejemplo, es necesario descargar una pequeña aplicación que está disponible en distintas tecnologías web, tales como Java, Activex o Flash, con clientes para Mac Windows y Linux. También es posible acceder a documentos y bases de datos en Zoho desde el iPhone.
Por otro lado, Zoho ofrece de momento capacidad de almacenamiento ilimitado, sin embargo indican sus desarrolladores que a medida que el uso del servicio creciera, la capacidad de almacenar documentos se vería reducida hasta llegar a un Gigabyte por persona. Al menos en la fase beta en la que se encuentran.
Otras ‘suites’ online
Thinkfreeofrece, entre otros, servicios para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, con la posibilidad de generar archivos en formato PDF. De forma gratuita se pueden almacenar hasta 1 Gigabyte de datos. Ofrece también herramientas para Microsoft Office y Facebook.
Google Docs continúa introduciendo mejoras y ampliando servicios para competir con sus alternativas. Recientemente ha lanzado la versión móvil que permite la consulta de documentos de texto y hojas de cálculo desde móviles y PDAs.
Bases de datos e informes: El servicio DataBase(db), funciona con SQL, lo que le otorga gran rapidez en la conversión de documentos de texto a bases de datos. Otra aplicación útil es el servicio Creator.
CRM:Para gestionar la relación con los clientes. Gestiona contactos, seguimiento de clientes, calendario de llamadas, etcétera.
Notas:Tiene un servicio notebook . Cuenta también con un plugin para Firefox que permite tener las notas en el navegador.
Reuniones:Meeting ofrece la posibilidad de compartir escritorio del ordenador entre varias personas, realizar presentaciones y tomar el control remoto de otros equipos que participan en una reunión online.
Visor de documentos: Admite numerosos formatos de archivos de Microsoft Office, Open Office y Open Document, así como PDF, RTF y HTML.
Otras aplicaciones auxiliares de Zoho estan diseñadas paraseleccionar personal,realizar encuestas o hacer elseguimientodel funcionamiento de un servidor. Zoho también dispone de un paquete especialmente diseñado para empresas en el que agrupa las anteriores herramientas.
