Obligaciones del administrador

La primera vez que se reconoció de forma oficial la figura del administrador de fincas fue a través de un decreto estatal en 1968 que dio paso a la creación del Colegio Nacional de Administradores de Fincas. Posteriormente se fueron creando a lo largo y ancho del país colegios autonómicos en los que hoy se agrupan los profesionales de este sector.

La modificación de la Ley de Propiedad Horizontal, en marzo de 1999, vino a poner orden en este ámbito y a establecer claramente el papel de estos gestores, personas o sociedades jurídicas (pero siempre conformadas por administradores titulados) que tienen la misión de asumir las tareas más complejas que depara la gestión de una comunidad de propietarios.

El 85% de los ciudadanos viven en régimen de comunidad de propietarios en España, según se explica en la Guía Didáctica sobre el funcionamiento de las Comunidades de Propietarios, editada por la Concejalía de Vivienda y Rehabilitación Urbana del Ayuntamiento de Madrid y el Colegio Profesional de Administradores de Fincas de esa capital. Una comunidad, dice la guía, posee obligaciones legales y contractuales en función de los servicios de los que se beneficie la finca. Como elementos de “copropiedad” se citan, entre otros, las fachadas, los pilares, las vigas, el portal, las escaleras, los ascensores, las canalizaciones, las conducciones de agua caliente, sanitaria, calefacción, aire acondicionado, ventilación o evacuación de humos. También se establecen como elementos comunes las instalaciones de portero electrónico y otras de seguridad del edificio, así como las antenas colectivas.

El crecimiento de las ciudades, motivado por la creación de nuevos barrios o desarrollos urbanísticos, especialmente en las urbes más grandes de la geografía española, ha motivado que prolifere la figura del administrador de fincas, que es, a la postre, la persona encargada de velar por el buen funcionamiento del edificio. Son sobre todo las familias jóvenes las que deciden poner su comunidad en manos de un gestor. Lo habitual es que una vez que se cree la Junta Rectora se decida también si se contrata un administrador o no. En caso de que se prescinda de los servicios de éste, el cargo recaerá en el presidente de la comunidad. Sin embargo, tantas responsabilidades resultan, a veces, incompatibles con el quehacer cotidiano. Por eso es raro encontrar ya a un presidente que se dedique también a gestionar el edificio o conjunto residencial.

• Velar por el buen régimen de la casa, de sus instalaciones y servicios. En otras palabras, esto significa que el administrador, según explica un profesional del sector, debe procurar el funcionamiento de todos los servicios de que disponga la finca. Por ejemplo: tiene que cerciorarse de que el ascensor, en caso de que lo haya, cumpla todas las normas básicas de seguridad y cumpla las inspecciones que sean necesarias. También debe ocuparse, por citar otro ejemplo, de que exista “un buen clima entre los vecinos”, según cuenta un administrador consultado por Consumer.
• Preparar y someter a la junta el plan de gastos previsible, proponiendo los medios para conseguirlo: Una comunidad de vecinos, como cualquier otra entidad, tiene una serie de compromisos contractuales como el pago del agua, la luz de las escaleras, la limpieza de las áreas comunes, etc. El administrador debe diseñar el plan para los gastos que se derivarán de la gestión de la finca. Es decir, cuestiones como el mantenimiento del telefonillo, de la antena de televisión, la lectura de los contadores de agua, el pago de la nómina del conserje, si existe; el mantenimiento de la calefacción y de la caldera, entre otros. “En algunas urbanizaciones grandes hay jardines, piscina y club social. También puede haber canchas de tenis y de paddel o de squash, que necesitarán mantenimiento. Si se trata de una piscina para más de 30 vecinos, deberá contratarse un socorrista”, comenta el portavoz de una empresa especializada en este ámbito.

• Atender a la conservación y mantenimiento de la casa disponiendo las reparaciones necesarias dando cuenta de ellas al presidente y a los propietarios: El administrador cuidará de hacer el seguimiento de las obras que requiera el edificio y de contratar a las empresas que se dediquen a ello. También estará al tanto de las subvenciones que otorgan los ayuntamientos para la rehabilitación de edificios y estará en condición de elaborar estados de cuenta para explicar a los propietarios la inversión prevista en caso de que sean necesarias reparaciones en la finca.

• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y realizar los cobros.

• Actuar como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

• Todas las atribuciones que le confiera la Junta.

  En términos más prácticos, según explica Jesús Flores, portavoz en materia jurídica del Colegio de Administradores de Fincas de Madrid, un profesional de esta rama debe asumir las evaluaciones de riesgo del edificio: la Inspección Técnica de Viviendas o ITV; efectuar el cobro de la renta cuando algunos propietarios tengan alquilado uno o más pisos de su propiedad en el mismo edificio; guardar y gestionar documentación de la comunidad; contratar a los conserjes y porteros y suscribir seguros para cubrir siniestros de daños por agua, así como encargarse del mantenimiento de extintores y de la instalación de protección contra incendios, entre otros.

  Las comunidades grandes contratan empresas

  La Ley exige que quien se dedique a la administración de fincas sea una persona física con reconocimiento legal y cualificación, que debe, además, estar colegiada. Para obtener el título, según explica en su página web el colegio de administradores de fincas de Valencia, hay que poseer alguno de los siguientes títulos universitarios: licenciado en derecho, ciencias políticas, económicas y comerciales, profesor mercantil, procurador de los tribunales, ingeniero técnico agrícola, forestal, ingeniero agrónomo, de montes, veterinario, perito agrícola o ayudante de montes. También se puede optar al título a través de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas, autorizada por el Ministerio de Fomento.

  En España se calcula que hay cerca de 25.000 administradores de fincas. En los últimos años ha sido creciente la contratación de empresas gestoras, conformadas por administradores, que se encargan del proceso relativo a la gestión de una comunidad de vecinos. El pago de los servicios de un administrador de fincas depende de dos variables: el número de vecinos y los servicios contratados en la finca. En promedio, las cuotas oscilan entre 12 euros en las comunidades de vecinos de barrios normales, entendiendo por normal los ubicados en una zona sin servicios de lujo pero bien situado, y los 900 euros en comunidades de propietarios que poseen vigilante 24 horas al día, garajes, piscinas, jardines y campos de golf.

  El colegio de administradores de fincas de Madrid explica que en un gran complejo de vecinos que cuente con servicios básicos se pueden pagar desde 5 euros. Si nos encontramos en otra finca que igualmente posee servicios básicos (agua, luz de las escaleras y ascensor), pero con pocos propietarios, el precio podrá subir hasta los 7 euros, aunque estas son sólo cifras orientativas. Los precios del mercado son los que parten entre 12 y 900 euros.

  Si bien la Ley de Propiedad Horizontal no obliga a los propietarios a contratar los servicios de un administrador, es cada vez más frecuente encontrar edificios que, por muy pequeños que sean, son gestionados por un administrador. Eso sí, bajo ningún concepto el administrador debe suplantar al presidente sino, al contrario, convertirse en un asesor en la toma de decisiones importantes para la comunidad.

  El intrusismo, principal problema de este sector

  El principal problema del sector de los administradores de fincas, según denuncian varios colegios, es la proliferación de personas que sin tener cualificación suficiente desempeñan este papel.

  “En la medida en que la calidad del servicio es baja, hay un perjuicio para el consumidor”, explican desde el colegio de administradores de fincas de Madrid. En casos en los que el gestor no está colegiado, sólo queda la vía judicial para cualquier reclamación. Si, por ejemplo, una comunidad de vecinos contrata a un no colegiado que después le sustrae dinero o que se niega a entregar la documentación de la finca, el colegio difícilmente puede mediar o hallar solución para los vecinos. Sólo queda, entonces, reclamar en los tribunales con todos los inconvenientes que ello acarrea.

  Una de las principales recomendaciones a la hora de contratar a un administrador de fincas es cerciorarse de que éste cumple los requisitos que exige la ley y que, sobre todo, está colegiado. Así, cuando surgen divergencias entre los propietarios y el gestor, como por ejemplo que los vecinos consideren que no desempeña bien su trabajo, éstos pueden reclamar en el colegio y conseguir una solución en un plazo no máximo de quince días. Los colegios tienen, además, un seguro de hasta 150.000 euros para cubrir las responsabilidades de los administradores.

  La Confederación Española de Consumidores y Usuarios, CECU, asegura no tener reclamaciones en lo que a los administradores de fincas se requiere. En realidad, no existe, de momento, ninguna asociación conocida que agrupe a las comunidades de propietarios de fincas. Sin embargo, la CECU recomienda que, al escoger a un administrador, los vecinos tengan en cuenta su experiencia y trayectoria, y si se trata de una empresa, que esté legalmente constituida. “La razón principal por la que no tenemos quejas en este sentido es que al tratarse de una relación comercial o privada, si los vecinos no está satisfechos con el administrador sencillamente prescinden de sus servicios y entonces ya no cabe la reclamación”, afirma Antonio López, portavoz de CECU.