Google Docs es una aplicación on line gratuita de ofimática lanzada por Google en 2007. Con ella, los usuarios pueden procesar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de forma básica. Además, tienen la posibilidad de crear documentos en línea y realizar edición de los mismos de forma conjunta con otros usuarios dados de alta en la plataforma y conectados a Internet. Ahora Google Docs se renueva y mejora su funcionamiento para ganar en rapidez cuando se trabajen documentos en la Red.
Hace un año Google Docs dejó de ser una versión beta, pero sus mejoras y las diferentes actualizaciones no han cesado en ningún momento y todavía se añaden de forma periódica. El pasado mes de abril, Google Docs experimentó una importante renovación en las diferentes aplicaciones web que componen el paquete, así como una optimización general del sistema para mejorar en la velocidad de carga de los documentos y en los sistemas de colaboración en tiempo real. No obstante, estos cambios no se quedarán aquí. Google ha anunciado que implementará todas las novedades y posibilidades que permita el nuevo lenguaje HTML5en su herramienta ofimática.
Las colaboraciones por documento han aumentado hasta un máximo de 50 participantes, con la posibilidad de conversar en tiempo real mediante un chat anexo al documento. De esta forma, los usuarios disponen de un renovado sistema de comentarios y «notas al margen» que pueden usar los participantes en la edición de un mismo documento. Se han añadido mejoras en la edición en tiempo real y es posible ver de forma independiente los cambios realizados por los diferentes usuarios que trabajan en un mismo documento.
Con editor de dibujo
Imagen: John LustigPor otra parte, cuenta con un nuevo editor de dibujo pensado para trabajar de forma conjunta y añadir a un documento imágenes creadas o editadas más tarde. Esta herramienta permite una edición más avanzada de imágenes y diagramas. En la edición de documentos de texto, Google Docs ha añadido una mejora en los márgenes y tabuladores que simplifica su utilización y acelera los tiempos de respuesta a los cambios respecto a versiones anteriores.
Otro de los aspectos que ha evolucionado es la herramienta para importar y exportar documentos a la plataforma. Se ha optimizado la forma en que Google Docs trabaja en el formato del archivo para que cuando se integre en la plataforma se respete el original.
Las colaboraciones por documento han aumentado hasta un máximo de 50 participantes, con la posibilidad de conversar en tiempo real mediante un chat
Respecto al editor de hojas de cálculo, Google ha realizado una reestructuración general para ganar en rendimiento y velocidad en la edición. De esta manera, el entorno gráfico responde más rápido a los cambios realizados por los usuarios en un documento y las hojas de cálculo se cargan más rápido. Además, la navegación entre hojas de un mismo documento se ha simplificado y se han añadido algunas de las funcionalidades más demandadas por los usuarios, como la función «autocompletar«. También se aprecian mejoras en «arrastrar y soltar columnas» y en el acceso directo para la edición de fórmulas en la barra.
Disponer siempre de la última versión
Los cambios y mejoras desarrollados en Google Docs se añaden de forma progresiva a todos los usuarios desde el momento en que estén disponibles. Para asegurarse de que siempre se utiliza la última versión de Google Docs es posible forzar a la plataforma para que estos cambios de versión se realicen lo más ràpido posible en la cuenta del usuario. Para ello, en el menú de «Configuración» o «Settings», en la pestaña «Edición», hay que seleccionar la opción «Nueva versión de Google Documents». Así se garantiza que cada nuevo documento se creará con la última versión disponible. En el caso de los documentos anteriores, estos disponen de una opción para actualizarlos a la nueva versión de Google Docs, como es el caso de las hojas de cálculo.
A pesar de no tener toda la capacidad y funcionalidades avanzadas de las aplicaciones ofimáticas de escritorio, este tipo de plataformas web son muy recomendables para la edición conjunta de documentos o para edición de textos que no precisen de una gran cantidad de elementos o tablas. En un porcentaje muy alto es una herramienta indicada para la mayoría de los usuarios que precisen de una edición rápida de textos y necesiten disponer de los documentos de forma centralizada en “la nube”.
Por eso, conviene recordar que se puede acceder a ellos desde cualquier ordenador. Otra de las grandes ventajas de las aplicaciones on line ofimáticas es la integración de herramientas que facilitan la edición en grupo de documentos de forma sencilla y centralizada, sin el inconveniente de necesitar varias copias y versiones diferentes repartidas entre los usuarios y los ordenadores.
