Los profesionales autónomos tienen muchos gastos asociados a su actividad. En numerosas ocasiones deben realizar viajes, comidas de negocios con clientes, invertir dinero en vestuario, etc. Pero muchos de estos gastos pueden deducirse al hacer la Declaración de la Renta. Y es que las partidas de local o zona de trabajo en la propia vivienda, más los viajes en el vehículo particular y el vestuario son los que más problemas dan en el momento de presentar el IRPF. En este artículo se explica qué puede deducirse respecto a estas partidas y las condiciones que deben cumplirse para poder incluirlos en la Declaración.
Condiciones para que un gasto se pueda deducir en el IRPF
Para que un gasto realizado por un trabajador por cuenta propia sea deducible, debe cumplir algunos requisitos:
Tiene que estar vinculado a la actividad económica que lleva a cabo el profesional autónomo.
Tiene que estar justificado. Siempre hay que pedir facturas y conservarlas, aunque a veces también valen los recibos y los tiques.
Tiene que estar registrado en los libros de gastos e inversiones.
Aunque son condiciones muy claras y sencillas, a veces hay gastos cuya vinculación con la actividad profesional no es lo suficientemente clara. Los más controvertidos son los correspondientes a vivienda, ropa y viajes o transporte. En este tipo de gastos el autónomo debe demostrar que tienen que ver con su actividad profesional, y no con su vida privada.
Gasto en transporte
El autónomo debe demostrar siempre que los gastos corresponden a su actividad profesional, y no a su vida privada
Peajes, gasolina… Cuando un trabajador por cuenta propia utiliza su vehículo para realizar su actividad profesional puede deducirse todos los gastos que este le acarree. Pero todos estos desembolsos por desplazamientos tienen que ser «exigidos para el desarrollo de la actividad económica». Si no hay una vinculación con el trabajo o no se puede demostrar, no son gastos deducibles fiscalmente. Tampoco lo serán si el vehículo se emplea de manera simultánea para las actividades empresariales y las privadas del profesional, a no ser que el uso privado sea irrelevante (en días o en horas no hábiles).
Para poder deducirse los gastos de viajes y transporte, estos no deben ser excesivos o desmesurados. Si se considera que, respecto a la normalidad, son muy elevados, se les dará el tratamiento de no deducibles.
Deducción de vivienda
Cuando un autónomo desarrolla su labor profesional desde su hogar, puede deducirse algunos gastos. Pero, respecto a la vivienda, debe decidir qué parte de la misma la destinará al trabajo. Tiene que encontrar una zona diferenciada del uso común del resto del piso y calcular los metros cuadrados para saber qué porcentaje del total del domicilio destinará a la oficina. Además, tiene que comunicarlo a Hacienda mediante una declaración censal (modelo 036 o 037). No importa que la casa en la que se vive y se desarrolla la labor empresarial sea de alquiler o en propiedad, pero siempre hay que justificar que el desembolso económico es consecuencia de su trabajo.
Conviene saber también que hay gastos domésticos, como los del consumo eléctrico, agua, gas o calefacción, que no se pueden desgravar, a no ser que se tengan contratos independientes: unos para uso personal y otros para la oficina.
Gasto deducible en vestuario
Trajes, zapatos…. todo el dinero invertido en vestuario, como en los casos anteriores, se considera deducible fiscalmente, si está «exigido por el desarrollo de la actividad».
El gasto que puede deducirse en la Declaración de la Renta es el realizado en adquirir ropa específica para desempeñar su trabajo (uniformes, ropa de protección…).
