Aplicaciones Google: oficinas virtuales para la ‘nueva empresa’

Google Spreadsheets es la más reciente aplicación de oficina lanzada por Google, hace apenas unas semanas, con la intención de ofrecer al usuario un servicio de hojas de cálculo muy similar al Excel de Microsoft. Y, además, compatible con éste, de manera que los documentos que el usuario guarda en el escritorio en formato .XLS (Excel) pueden integrarse en Google Spreadsheets.

Pero, ¿cual es el formato de Spreadsheets? Ahí reside gran parte del atractivo de esta herramienta: no se trabaja con formato alguno porque no es una aplicación que guarde sus archivos en el escritorio del ordenador, sino que los deja publicados online en forma de página web. El que desde ahí se puedan manejar tal como se haría con una hoja de cálculo de Excel en el escritorio, se debe a que el servicio está construido con el grupo de tecnologías Ajax.

Esta premisa, el que se trate de una aplicación web, tiene una serie de consecuencias interesantes para muchos profesionales que utilizan cada vez más Internet ya no sólo como herramienta de búsqueda de información, sino como el espacio en el que trabajan, se comunican, producen y hacen negocios. Es decir, los ‘teleprofesionales’ de las empresas cuyo producto no tiene una forma tangible, y que por tanto no tienen necesidad de ubicarse en un lugar físico definido, sino en una ‘oficina virtual’.

La primera de estas consecuencias es que la información que el profesional pone en Google Spreadsheets no corre el riesgo de perderse en el caso de que un fallo infomático en su equipo, o en la red donde se integra éste, borre los archivos almacenados en el disco duro.

El almacenaje de la información corre a cuenta de Google, que permite, además, que el usuario la borre cuando desee. Google, no obstante, advierte de que la guardará durante una semana una vez dada la orden de borrado. La posibilidad de que los servidores de Google fallen es muy remota.

Otra consecuencia de que Google Spreadsheets sea un servicio de hojas de cálculo que se guardan en Internet, es que el usuario puede compartirlas con mucha más facilidad con sus colaboradores, compañeros de trabajo y/o socios. El objetivo es no tener que reunirse fisicamente, ni ir mandando las hojas de cálculo que se elaboran en equipo de un ordenador a otro mediante correo electrónico, ya que en muchas ocasiones su peso puede llegar a superar el Megabyte y se hace costoso e inseguro reenviarlas continuamente.

Con este servicio, los profesionales que comparten un grupo determinado de hojas de cálculo simplemente tienen que acudir a una dirección url y hacer las consultas pertienentes, o bien realizar los cambios que estimen necesarios. Además, como es lógico, se puede trabajar online directamente sobre las hojas de cálculo, y tambien simultáneamente. Esto marca una diferencia importante respecto a otra tecnología de trabajo colaborativo como es el Wiki, donde los cambios se realizaban de forma sucesiva entre los copartícipes y se guarda copia de cada una de las versiones.

Es el usuario creador de la hoja (al servicio se accede mediante una dirección de correo Gmail y una contraseña) el que habilita a sus compañeros (también mediante sus cuentas en Gmail) para consultar y modificar la información. Los cambios realizados se conservan, pero no las versiones anteriores de la hoja de cálculo, aunque aparece en una ventana quién ha realizado cada cambio.

Google Spreadsheets tiene muchas más posibilidades, como la de subir los documentos desde el escritorio del ordenador o, inversamente, descargar las hojas de cálculo al mismo en el formato que se desee, ya sean formatos de escritorio (.XLS, .CSV) o páginas HTML, con suma facilidad. Esta última cualidad es importante para ir guardando las sucesivas versiones de las hojas a medida que se vayan modificando. Finalmente, sólo Internet Explorer y Firefox soportan el servicio por el momento.

En marzo de este año Google compró Writely, una de las aplicaciones basadas en Ajax más atractiva de los últimos tiempos. Se trataba del primer procesador de textos web con la suficiente consistencia como para soportar la mayoría de los atributos que tienen tanto OpenOffice(de cuya distribución se encarga también Google) comoMicrosoft Office (la ‘suite’ de ofimática mayoritaria entre los usuarios). Con la adquisición y lanzamiento gratuito de Writely, Google ofrecerá (de momento el servicio permanece cerrado y sólo se puede acceder por invitación expresa de la compañía) la primera de sus herramientas directamente enfocadas al trabajo de oficina.

El funcionamiento de Writely es muy similiar al de Google Spreadsheets, pues es una aplicación que permite publicar información online del mismo modo en que estaría en los formatos de texto del escritorio. También permite trabajar sobre dicha información directamente y compartirla con otros usuarios seleccionados de modo simultáneo. Con Writely es fácil tanto subir desde el escritorio documentos en pocos segundos (incluso los que están en formatos de Microsoft Word), como descargarlos de nuevo a éste desde la web. Respecto a esta última acción, la aplicación no permite guardarlos directamente en formatos de Word (.DOC, .TXT…) aunque sí en formatos de OpenDocument (.ODT), .PDF y otros.

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Sin embargo, en Writely, a pesar de no contar con el sistema de organización de la información de la tecnología wiki, sí es posible ejercer un mayor control que en Google Spreadsheeets sobre los cambios que los diversos miembros del equipo realizan sobre el documento, de modo que el creador del mismo tiene siempre acceso tanto a la autoría de las modificaciones como a las versiones anteriores del texto, pudiendo comparar y descubrir manipulaciones e incorrecciones.

Los documentos de Writely también se publican y guardan como si fueran páginas web, y el usuario decide cuándo un texto está lo suficientemente maduro para ser publicado, quedando grabada una versión del mismo, al igual que sucede con un wiki. A los documentos, como en Google Spreadsheets, se accede desde cualquier ordenador mediante una clave y la cuenta de Gmail.

Writely permite, además, que los textos realizados con la herramienta sean altamente interactivos, de modo que se puedan usar en otro tipo de formatos de publicación, como por ejemplo los blogs. De este modo, un texto publicado en el servicio puede ser dado de alta en un blog desde un botón. También desde la aplicación se pueden gestionar los textos de los blogs del usuario e incluso categorizar y clasificar los documentos por etiquetas (‘tags’) para organizarlos de acuerdo a los patrones personales o corporativos.

Google ha lanzado en los últimos tiempos numerosas aplicaciones que, de un modo u otro, resultan útiles para coordinar grupos de trabajo de modo virtual. Algunas de estas aplicaciones tienen también utilidad para otras muchas funciones no necesariamente laborales, pero a continuación se las describe por el modo en que podrían servir en una ‘teleoficina’.

• Gmail: El servicio de correo electrónico web de Google ofrece casi 3 Gygabites de memoria de almacenamiento por cada cuenta que abra el usuario. Aunque se necesita una invitación de otro internauta para acceder a él, este servicio ‘webmail’ es sumamente sencillo de usar; guarda los mensajes junto a sus respuestas de una manera cronológica y según el interlocutor del usuario. De este modo se pueden seguir las ‘conversaciones’ (el hilo de los sucesivos mensajes), cosa que siempre es interesante para conocer las aportaciones cuando se trabaja en grupo. Pero su característica más notable es que toda la información (documentos, imágenes…) que se ha enviado mediante Gmail queda en el servidor por defecto, alojada en la memoria del usuario, por lo que se puede usar el servicio como un disco duro online desde el que recibir y enviar archivos. Además, posee un buscador de mensajes muy eficaz que facilita el encontrar una información o documento determinado entre miles de correos.

• Google Talk: Se trata del servicio de mensajería instantánea de Google, que antes sólo se ejecutaba desde el escritorio del ordenador pero ahora también se puede activar desde Gmail. Es sumamente austero y sencillo en su diseño, de modo que pesa poco y funciona con rapidez, por lo que permite conversaciones ágiles. Muestra de modo muy claro la lista de contactos del usario y su disponibilidad. También puede funcionar en el modo de voz sobre IP para quien prefiera hablar de ordenador a ordenador en lugar de escribir. Google Talk usa el protocolo Jabber, un estándar abierto que permite la integración con usuarios de otros servicios

• Google Base: Se trata de una matriz para que los usuarios introduzcan todo tipo de datos, tanto personales como sobre los temas más variados. En principio está destinado a que dichos datos sean visibles para toda la comunidad, pero se pueden cerrar a pequeños grupos. Las plantilas de Google Base pueden funcionar como tarjeta de presentación de una determinada empresa, de modo que a través del buscador quien requiera sus servicios la pueda encontrar. También puede servir para ofrecer productos a la venta.

• Google Calendar: Es un servicio de calendarios online que permite organizarse tanto de forma individual como colectiva, de modo que puede ser usado como agenda personal (donde poner determinados eventos, citas, fechas límite, etc del usuario) o bien como calendario colectivo para un determinado plan de trabajo. Con él se pueden realizar planificaciones colectivas e incluso promocionar determinados eventos de manera abierta a toda la comunidad de Internet.

• Google Page Creator: Se trata de una aplicación web que permite a los usuarios crear páginas web de manera sencilla y dotarlas de un diseño más o menos funcional y aparente, todo ello de modo gratuito; así se pueden diseñar páginas de empresa, que sirvan como carta de presentación y exposición de los servicios, sin mayores problemas.

• Picasa: Es la alternativa de Google a Flickr y es muy útil para compartir imágenes y trabajar sobre ellas. Por ahora, está disponible con invitación para usuarios de Gmail, y ofrece de manera gratuita una capacidad de 250 Megabytes para alojar fotografías. Si se paga una tarifa de 25 dólares al año, se pueden obtener 6 Gigabytes. Para poder subir las imágenes al servidor se puede utilizar la interfaz web, llena de componentes realizados en Ajax para facilitar la labor de crear álbumes o editar las fotografías. También existe la opción de subir directamente las imágenes desde el escritorio.