¿Hasta cuándo hay que guardar los documentos presentados en Hacienda?

Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados a la hora de hacer la declaración. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo, la época en la que se prepara la declaración. En estos impresos, las compañías hacen constar información económica importante que debe pasar por el “escáner” de la Agencia Tributaria. Además de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el año fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre), y las retenciones aplicadas.

En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero “contante y sonante” (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (algún tipo de regalo). En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a través de nómina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe íntegro satisfecho y las retenciones practicadas.

En cuanto a los rendimientos en especie, el cálculo es más complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los públicos están exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideración de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoración de dicho regalo en el mercado, y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoración del regalo sirve para calcular dicha retención, que deberá ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo.

En el caso de los premios en metálico, los certificados deben especificar los datos de la cuantía bruta del premio y las retenciones aplicadas por Hacienda, que ascienden al 15%. Una persona que en el año 2007 fuera galardonada con un premio bruto por cuantía de 10.000 euros, en realidad recibió 8.500 euros, que es la cantidad que resulta de restarle los 1.500 euros que recauda Hacienda como retención.

Los certificados de retenciones contienen los datos personales de empresa y empleado, y los rendimientos del trabajo brutos

También en estos documentos deben constar las dietas recibidas por el trabajador. En general, las dietas que pagan las empresas por transporte y comida están exentas de tributar. Estas cantidades no tienen la consideración de salario porque no retribuyen el trabajo, sino que indemnizan al empleado por los gastos ocasionados como consecuencia de una orden de desplazamiento, que les obliga, además, a comer fuera de su hogar. Este es el motivo por el que se eximen de gravamen: al considerarse como indemnizaciones, quedan libres de pasar por Hacienda.

Sin embargo, hay unos límites que conviene tener en cuenta. En el caso del transporte, están exentas las dietas que resulten de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento. Si se exceden estos límites, deberán declararse ante Hacienda. En el caso de manutención, cuando el trabajador no tenga que pernoctar en un municipio distinto de su lugar de trabajo y residencia, las asignaciones para gastos de manutención exentas de tributación no deberán superar los 26,67 euros si el desplazamiento se realiza dentro del territorio español, o de 48,08 euros si el viaje tiene como destino algún país extranjero. Por su parte, los empleados pueden recibir hasta 53,34 euros diarios si se han desplazado dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si sus viajes corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. Si los gastos exceden estas cuantías, en los certificados deberá figurar la correspondiente retención fiscal, ya que deberán computarse en Hacienda. Si no se sobrepasan estas cantidades, en el certificado sólo figurarán los importes, pero no la retención, ya que estas “rentas” estan exentas de pasar por el fisco.

Sea cual sea el concepto, toda empresa que realice un pago a lo largo del ejercicio debe emitir su correspondiente certificado de retenciones. En general, el retenedor u obligado (que es como se denomina en Hacienda a quien efectúa un pago) debe expedir un certificado acreditativo de la retención practicada o de los ingresos a cuenta efectuados en favor del trabajador, así como de los restantes datos que deban incluirse en el resumen anual de retenciones. Para que los documentos sean legales, deberán constar la firma y el sello de la empresa o pagador.

En el plano del ahorro, también Hacienda se comporta como un ávido detective, que no quita ojo a ningún dato. Es, por tanto, importante guardar todos los documentos que sirvan para acreditar movimientos en las cuentas corrientes o contratación de cualquier producto de inversión. Hacienda cruza datos de modo constante con las entidades financieras, lo que le permite enviar en los borradores de sus contribuyentes toda la información relativa a los movimientos de cuentas corrientes, salarios o compra-venta de nuevos productos financieros, con sus correspondientes minusvalías o plusvalías generadas. En cualquier caso, conviene compararlos con los extractos bancarios y documentos personales, porque Hacienda también se puede equivocar.

Los bancos están obligados a remitir extractos con la información fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes. En estos impresos, debe aparecer información como el saldo global a final de año, los intereses que ha generado cada producto (en el caso de instrumentos de ahorro como cuentas o depósitos, que dan intereses periódicos) y las retenciones a cuenta efectuadas. En el caso de iniciar una inspección, Hacienda puede solicitar estos documentos. En relación con los depósitos bancarios, cuentas corrientes o títulos de renta fija se vigilan datos como el saldo global, los intereses y la retención a cuenta, fijada en el 18%.

Los bancos están obligados a remitir extractos con la información fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes

En cuanto a productos de inversión, en los extractos bancarios debe figurar información sobre el nombre comercial del producto (por ejemplo fondos de inversión, pensiones, acciones) y las ganancias o pérdidas generadas, si se hubiera efectuado su venta. En el caso de acciones y fondos de inversión, si no se han vendido a lo largo del año fiscal, no se aplicará ningún tipo de retención sobre las plusvalías generadas ya que no están materializadas. No obstante, conviene diferenciar el tratamiento que reciben los dividendos, cuando los haya, ya que sí se cobran durante el ejercicio, aunque no se vendan las acciones. A este respecto, en la información bancaria debe constar el pago bruto recibido más la retención a cuenta efectuada. En cualquier caso, están exentos de tributar los primeros 1.500 euros recibidos en concepto de dividendo.

También es necesario guardar todos los contratos que se firman a la hora de formalizar la suscripción de un producto. Conviene tener a buen recaudo los contratos de fondos de inversión, pensiones, seguros… En estos impresos hay información útil sobre cuándo se contrató el producto, lo que puede servir para comprobar su cotización (en su caso) en el mercado en el momento de su compra.

En cuanto a las ganancias generadas por cualquier producto de ahorro o inversión, con la introducción de las últimas modificaciones fiscales (que entraron en vigor en enero de 2007), los contribuyentes tributarán lo mismo por las plusvalías de un depósito, de un bono, de un fondo de inversión, una cuenta corriente o un seguro de ahorro. Hacienda se lleva un 18% de los rendimientos generados con cada uno de estos productos, sin importar el tiempo que se haya mantenido la inversión.

Algunos de los documentos bancarios más relevantes -y que se deben conservar por si Hacienda inicia una inspección- son los que hacen referencia a productos que desgravan, como planes de pensiones, hipotecas o cuentas ahorro vivienda.

Si se trata de planes de pensiones, es importante guardar los extractos bancarios en los que figuran las cantidades aportadas durante el año, ya que eso reducirá la base imponible del contribuyente. Lo mismo sucede con las cantidades pagadas como letras hipotecarias. En este caso, en el primer año se deducen también los gastos de notaría, impuestos y seguros formalizados, por lo que es aconsejable conservar todos los documentos relacionados con la venta del piso. Entre otros, hay que tener a mano las escrituras del piso, de la hipoteca, los contratos de seguros formalizados, los pagos al notario y de impuestos.

Respecto a las cuentas ahorro vivienda, en los extractos bancarios con información fiscal debe constar el dinero acumulado en cuenta que es susceptible de desgravarse. Además, como se trata de productos remunerados y sometidos a retención a cuenta, deberán figurar estos dos datos: intereses pagados y retención efectuada.

Los autónomos o profesionales que trabajan por cuenta propia deben conservar, además, todo tipo de facturas que acrediten el cobro de rentas. Un autónomo puede emitir facturas con su nombre, dirección y DNI. En dichas facturas, deberá figurar el IVA -siempre que la actividad que desarrolla no estuviera exenta como es el caso de periodistas, artistas y escritores-. Suele ser un 16%, aunque en función de la actividad este porcentaje puede cambiar.

Aparte de cargar el IVA, el autónomo debe descontar un porcentaje (por lo general, el 15%) de la factura en concepto de IRPF. Este impuesto lo retienen las empresas a las que el autónomo factura y éstas lo deben ingresar en Hacienda al hacer sus declaraciones.